Assistant de direction

Placé sous l’autorité hiérarchique du chef de l’IGAP , l’assistant de direction assure, le suivi de l’activité de l’IGAP ainsi que le soutien RH des agents de l’IGAP.
Tâches de secrétariat :
- Accueil physique et téléphonique dans le service (préannonce, orientation ou prise de message) ;
- Relation et liaison avec les autres secrétariats ;
- Tenue des dossiers internes à la mission et de ses membres ;

- Enregistrement des courriers « arrivée et départ » ;
- Tri et ventilation du courrier, gestion des reproductions ;
- Rédaction de projet de notes et courriers ;
- Mise en forme des rapports
Tâches de gestion et de suivi d’activité
- Gestion du processus des rapports d’inspection et de contrôle de fonctionnement et de suivi de mise en œuvre des recommandations (communication au DGAP, retour aux DISP, communication à l’IGJ) ;
- Participation à différentes tâches liées aux suivis de déontologie, CGLPL, IGJ, inspection et maitrise des risques ;
- Suivi des tableaux de bord de l’activité de l’IGAP ;
- Gestion documentaire et des archives (numériques et papier) ;
- Organisation et gestion des déplacements des membres du service affectés en administration centrale ;
- Elaboration des états de frais de déplacement des membres du service affectés en administration centrale ;
- Suivi des dépenses de l’IGAP : budget, déplacements, hébergements, notes de frais des membres de l’IGAP ;
- Gestion des fournitures et matériels de bureau ;
Soutien RH et participation
- Interface RH entre les agents de l’IGAP et le PSAC (pôle de soutien à l’administration centrale) ;
- Suivi des CMO et accident de travail ;
- Gestion des congés et suivi des CET ;
- Suivi des propositions d’avancement et de récompenses ;
- Participation aux réunions de service ;
- Appui et conseil informatique aux membres de la mission ;

Profil recherché :
Vos principales compétences à mettre en œuvre
De l’institution
Juridiques et réglementation pénitentiaire
Outils informatiques (Pack office, libre office)
Rédactionnelles
Savoir-être
Ecoute, discrétion, confidentialité, loyauté, rigueur
Sens de l’analyse et synthèse, des relations humaines
Autonomie, force de proposition, sens de l’initiative
Savoir-faire
Applicatifs informatiques « métiers »
Analyser, synthétiser et rendre compte
Rédiger, communiquer
Informer, alerter

Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Dans l’administration pénitentiaire : services déconcentrés (établissement pénitentiaire, SPIP, direction interrégionale) ou administration centrale

L'employeur :
Sans justice, il ne peut y avoir de démocratie. Elle est facteur d’ordre, d’équilibre et de lien social. Ministère régalien, le ministère de la Justice a pour mission de concrétiser cet ordre, cet équilibre, ce lien social, à travers son organisation et ses moyens humains et matériels.
Il garantit le bon fonctionnement des juridictions (tribunaux et cours) et en gère les moyens en personnel, équipements et locaux. Il rend ainsi possible l’exercice de l’autorité judiciaire c’est-à-dire de l’ensemble des institutions qui ont le pouvoir de juger.

Il prend en charge les personnes condamnées ou en attente de jugement et les accompagne dans leur réinsertion au sein des établissements et services pénitentiaires.
Il gère les services de la protection judiciaire de la jeunesse qui prennent en charge les mineurs suivis par la justice.
Ministère du droit, il prépare les textes de loi et de règlement dans les différents domaines du droit : pénal, civil, social, commercial…
Il définit et met en œuvre les politiques publiques en matière de justice (accès au droit, lutte contre les violences intrafamiliales…).
>> En savoir plus sur les missions du ministère de la Justice
Pour mener à bien ses missions, le ministère recrute et forme des professionnels aux compétences et aux parcours variés : magistrats, greffiers, surveillants pénitentiaires, éducateurs, conseillers pénitentiaires d’insertion et de probation, juristes ainsi que dans de nombreuses fonctions supports : numérique, ressources humaines, achats, finances, immobilier, social, communication…
Choisir le ministère de la Justice, c’est avoir l’opportunité de travailler dans un environnement stimulant au sein de structures variées et réparties sur tout le territoire : en administration centrale, dans une direction régionale, en juridiction, en unité éducative, ou encore dans un établissement pénitentiaire et de réinsertion.
Vous souhaitez être au cœur de la Justice et mettre vos compétences professionnelles au service de la société et de l’intérêt général ? Rejoignez-nous !
Descriptif du service
Composition et effectifs du service :
L’IGAP comprend :
Une chefferie : un chef et un adjoint
Un bureau de l’administration et des rapports.
Une mission des inspections et des enquêtes
Trois chefs de mission : mission de la protection des personnels et de la déontologie, mission de prévention des risques et des études, mission d’appui et de conseil
16 contrôleurs (un officier pénitentiaire, une magistrate, onze DSP et trois DPIP), deux attachés, deux secrétaires administratives, deux adjointes administratives assistantes de direction
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