Assistant de direction (H/F)

Vos activités principales :
- Tenue et rappel des agendas
- exploitation des courriels arrivant dans la boite du directeur : lecture, analyse, traitement, signalement à l’autorité si une action semble requise dans une posture de protection / vigilance / signalement des urgences critiques
- Gestion des prises de rendez-vous, des réunions, réservations de salles et déplacements ;
- prise de note et/ou exploitation des enregistrements audio des instances en vue d'assurer la rédaction des procès verbaux d'instances (conseil,d'administration, CSA et F3SCT, 9 par an environ);
- Accueil physique (occasionnel), téléphonique (régulier) et par courriel ;
- Informations de premier niveau à fournir aux interlocuteurs internes et externes ;
- Mise en forme et valorisation des supports écrits ;
- Préparation des dossiers de la direction (notamment directeur et secrétaire général) ;
- Prise en charge des aspects logistiques et matériels ;
- Formalisation et enregistrement des diverses notes ;
- Gestion de l’archivage, des versements et ou destruction de documents ;

Vos activités secondaires :
à la demande du directeur ou du secrétaire général, vous appuierez ponctuellement les différents services de l’Ecole dans une logique de renfort (bibliothèque, scolarité, RH, moyens généraux…) sur un savoir faire de type administratif (classement, rédaction, organisation de documents, relances…).

Profil recherché :
Connaissances, savoirs :
Connaissance de l’environnement administratif. La connaissance de l’organisation du ministère de la Culture et/ ou d'une école d'architecture sera appréciée.
Qualité de rédaction, de communication et d’organisation.
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l’activité.
Savoir-faire :
Capacité de coordination et de travail en équipe.
Savoir-faire relationnel, capacité de liant entre les différents services de l'Ecole

Savoir être :
Faire preuve d’autonomie et de motivation.
Être réactif aux sollicitations.
Avoir le sens de l’anticipation, de l’organisation et de la rigueur.
Savoir accueillir du public (institutionnel, étudiants, enseignants, etc.), avoir le sens des relations humaines et du travail en équipe.
Etre agile, s'avoir s'adapter à une situation

L'employeur :
L’école nationale supérieure d’architecture de Saint-Étienne, située en centre-ville, accueille chaque année environ 600 étudiants. Former des architectes du quotidien aptes à exercer des pratiques professionnelles diversifiées pour répondre aux complexités sociologiques, économiques et écologiques du monde qui les entoure, est l’ambition partagée des acteurs de l’École.
Etablissement composante de l’Université Jean Monnet à Saint-Etienne, l’École nationale supérieure d’architecture dispense un enseignement à la fois professionnel et universitaire qui vise à assurer les bases essentielles à la pratique des métiers de l’architecture, tout en ouvrant sur la recherche.
Par ailleurs, l’ENSASE, attachée à l’architecture pour tous, développe une politique ambitieuse de diffusion de la culture architecturale et de la recherche en architecture : publications, programme de conférences (dont un cycle dans le cadre de l’Université pour tous) et de colloques, expositions et ateliers de sensibilisation à l’architecture à destination des scolaires.

Descriptif du service
Liaisons hiérarchiques : le directeur
Liaisons fonctionnelles : avec le secrétaire général très régulièrement, avec les services administratifs dans leur ensemble selon les sujets