Assistant de Direction F/H

L’assistant(e) de direction :
Organise pour le ou les Directeur(s) de l’établissement le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Assiste le ou les Directeur(s) de l’établissement et assure leur secrétariat afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation des réunions, des Comités de Direction, des instances, accueil…).
Assure le reporting des informations aux directeurs concernés
Priorise et anticipe les besoins de chaque direction fonctionnelle et organise les RDV et les réunions en concordance avec les disponibilités de chacun
Organise la gestion logistique pour les différentes directions (déplacements professionnels, organisation de réunions…).
Organise et coordonne les informations internes et externes, garantissant le bon fonctionnement de de l’établissement.
Description des activités du poste :
Organisation Permanente de la vie professionnelle du directeur, prise de rendez-vous / gestion des agendas

Accueil téléphonique et physique des personnes (patients, usagers, familles, professionnels, etc.)
Secrétariat de la Direction, prise de notes, frappe et mise en forme des documents
Suivi des projets et activités de la Direction
Gestion des reportings internes :
Gestion et traitement du courrier postal et électronique
Gestion et organisation des instances en lien avec les secrétariats des directions fonctionnelles concernées :
Organisation des évaluations de l’équipe de direction:
Organisation des Comités de Direction :
Gestion des astreintes et congés de l’équipe de direction :
Accueil et gestion de l’arrivée des stagiaires de direction
Participation cellule de crise/plan blanc
Lors de l’absence d’une l’assistante de direction:
Coordination entre les assistantes pour garantir la continuité de service

Profil recherché :
QUALITES GENERALES ATTENDUES
(Aptitudes, qualités et comportement professionnel)
Savoirs :
· Organisation d’un hôpital (services, directions, pôles d’activités
· Acteurs hospitaliers internes (médecins, directions, cadres…) et externes (ARS, DGOS, DREETS…)
· Fonctionnement du système de santé
· Règles juridiques ou règlementaires de base
Savoir-faire :
· Accueil et orientation des personnes

· Définition/adaptatation d’un plan de classement et d'archivage, d’un système de gestion documentaire
· Gestion des agendas complexes
· Garantie de la confidentialité des informations, des documents de diverses natures
· Capacité rédactionnelle, mise en forme des notes, documents, courriers, relevés de décision, compte-rendu divers
· Aisance verbale auprès d'une ou plusieurs personnes
· Travail en équipe pluridisciplinaire / en réseau
· Maitrise des outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
· Réactivité, aptitude à prendre des décisions et à en rendre compte
· Prise d’initiative dans un cadre sécurisé et respectueux des bonnes pratiques
Savoir-être :
· Sens des responsabilités, discrétion et gestion d’informations sensibles
· Comportement professionnel : absence de jugement, intégrité, ouverture d’esprit, respect, honnêteté, loyauté, respect de l’autorité
· Savoir-faire relationnel : écoute, discrétion, patience, maîtrise de soi
· Curiosité intellectuelle
· Dynamisme et créativité dans l’exercice professionnel
· Représentation et valorisation de l’image institutionnelle
PRE REQUIS SPECIFIQUES POUR LE POSTE
Niveau d’études :
BTS support à l’action managériale / assistante de gestion / assistante de direction / Baccalauréat professionnel gestion administration
Expérience professionnelle souhaitée
Connaissance de l’environnement hospitalier

L'employeur :
Le Groupe Hospitalier Seclin-Carvin est un établissement public de santé proposant la totalité des activités médicales, chirurgicales et obstétricales et développant une offre de soins complète dans un environnement de proximité.
Membre du Groupement Hospitalier de Territoire Lille Métropole-Flandres Intérieure, et établissement certifié par la Haute Autorité de Santé pour la qualité des soins proposée aux patients et aux résidents, Le Groupe Hospitalier Seclin-Carvin innove et accompagne les projets de développement d’activités.
Rejoindre le Groupe Hospitalier Seclin-Carvin, c’est rejoindre un établissement dynamique, à taille humaine, ancré dans son territoire, et offrant des perspectives de carrière et d’évolution professionnelle permettant de concilier vie professionnelle et vie personnelle !
Alors n’hésitez plus !, rejoignez-nous , comme les 1400 professionnels de santé engagés à nos côtés, pour œuvrer chaque jour, au bénéfice de la population des départements du Nord et du Pas de Calais soit plus de 4 millions d’habitants, dans le respect des valeurs du service public et au service du collectif.
Pour ce faire, rien de plus simple, créez votre compte pour consulter et postuler à nos offre d’emploi ou simplement déposer une candidature spontanée
A vous de jouer !