Assistant de direction du SG-CIPDR

VOS ACTIVITÉS PRINCIPALES
Sur l'autorité directe de la Secrétaire générale du comité interministériel de prévention de la délinquance et de la radicalisation et Présidente de la Miviludes, du Secrétaire général adjoint et du chef cabinet, et du chef de secrétariat vos missions sont les suivantes :
Gestion administrative et logistique
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, personnalités et membre du cabinet.
- Organisation d'événements (logistique complète : réservations, coordination, suivi).
- Gestion des agendas (planification pour les membres du cabinet et des pôles, etc.).
Organisation des réunions et instances
- Préparation des ordres du jour, réservation des salles, identifications des contributeurs.
- Retranscription de comptes-rendus le cas échéant.
- Organisation des instances.
Gestion des déplacements et des missions
- Organisation logistique (hôtels, billets de train, etc.).
- Suivi des orges de mission (création, validation, saisie dans Chorus DT).
- Gestion des laissez-passer et réservations de salles.
- Traitement des états de frais (création, validation, suivi des rejets dans Chorus DT).
Traitement du courrier et gestion documentaires
- Gestion du courrier entrant/sortant (enregistrement, expédition, mise en lecture).
- Utilisation du logiciel Maarc (courrier).
Gestion des documents
- Constitution et archivage des dossiers administratifs.
- Gestion des parapheurs et circulations des documents.
Confidentialité et priorités
- Filtrage téléphonique et orientation des interlocuteurs.
- Respect des échéances et des priorités.
Intérim et missions complémentaires
- Assurer l'intérim du chef du secrétariat en binômat lors de ses absences.
- Assurer en binômat le rôle opérateur AEL.
- Assurer en trinômat la préparation des devis et bon de commandes.
- Assurer la gestion et la préparation des documents de carte achat de fonctionnement.
- Suivi occasionnel des contrats et marchés.
Groupe IFSE : 2
Pour plus d'information : cipdr-rh@interieur.gouv.fr

Profil recherché :
Maitrise de l'application CHORUS DT (voyages).
Connaissance du fonctionnement du ministère de l'Intérieur et des cabinets ministériels.
Réactivité et disponibilité.
Capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction institutionnelle.
Autonomie; fiabilité, sens des responsabilités.
Discrétion rigoureuse et sujétions au secret sur les affaires réservées, l'agenda particulier et les informations classifiées.