Assistant, Assistante Gestion F/H

Gestion des commandes des fournitures et équipement des équipes,
Aide et relais à l’organisation des missions externes de l’équipe (déplacements, frais…),
La diffusion des tableaux de la Direction (Astreintes, calendriers des comités d’engagement, du budget, …).
Proposer et gérer les plans de classement de gestion des activités de l’unité en liens avec les acteurs (sur différents canaux : TEAMS et autres)
Gestion et suivi de la liste des habilitations pour la conduite de l’activité (Accès réseau, Applicatifs métiers, …),
Assistance à la gestion budgétaire comptable :
Suivi des opérations et des circuits de validation/signatures dans le parapheur électronique (en lien avec les Assistants Budgétaires),
Suivi de la facturation des opérations (pilotage des réclamations ou litiges de facturation en étant le lien direct entre la plateforme des dépenses/comptabilité et les fournisseurs externes (Prestataires et Entreprises),
Suivi des certificats de paiement,
Le suivi des intérêts moratoires pour retard de paiement,
Le pilotage des Demandes d’Achat (tableau des engagements)
Pilotage des demandes d’achat et des commandes suivant les processus engagés par la Direction (PEP et autre) et suivant les marchés notifiés et de leurs avenants & Ordres de services (réajustement des DA et des commandes),
Création des créations de fournisseur et autres demandes de la comptabilité (dont la mise à jour des données fournisseurs),
Tableau de suivi des opérations (et codification),
Diffusion des PV de réception aux Départements,
Le suivi des mises en amortissement des opérations,
Gestion des Retenues de garantie et cautions bancaires & le traitement des courriers de mains levées de caution et certif de levée de RG suivant demandes fournisseurs,
Suivi des dossiers d’assurance des opérations (complétude) et gestion des litiges en liens avec les Départements,
Suivi du tableau des plans de prévention CDC (marché de travaux et prestations intellectuelles),
Tableau de pilotage et de suivi budgétaire annuel (tableau de la PROGIMMO au stade du prévisionnel, point à mi année, atterrissage annuel – fin d’opération et pilotage des CAP clôturant les années comptables),
Gestion technique, risque et achat :
Rédaction de guide des règles comptables d’opération SDPI (documents, acteurs, circuits, …),
Gestion et suivi des processus de l’activité en lien avec les autres départements (et animation auprès de l’unité),
Gestion de la bibliothèque documentaire type d’opération en lien avec les autres départements (dossier Assurance, Dossier de sous-traitance et d’agréement DC4, Certificats – factures – Décompte et autres (documents types),
Suivi des CN1
Suivi des indicateurs d’activité de l’unité pour le tableau de bord SDPI,
Suivi du tableau des marchés en Accord cadres et des commandes contractées (gestion des plafonds des Marchés et règle d’attribution),
Suivi des tableaux de la PPA en fonction des opérations,
Archivage et mise à disposition des marchés/

Profil recherché :
- Bonne connaissance et pratique d’Outlook
- Bonne connaissance et pratique du pack Office : Word, Excel (y compris des tableaux croisés dynamiques) et Powerpoint notamment).
- Bonne connaissance de l’outil AFP-SOFTA,
- Bonne capacités rédactionnelles (courrier, comptes-rendus…), d’analyse et de synthèse
- Connaissance voire expérience du secteur immobilier et de la conduite d’opération

Qualité Requises
- Organisation et rigueur,
- Investissement et réactivité,
- Bon relationnel et goût du travail en équipe,
- Capacité à gérer les relations avec les hôtes (clients internes) et nos partenaires tant internes qu’externes.

L'employeur :
La Caisse des Dépôts est un établissement financier public remplissant des missions d’intérêt général en appui des politiques publiques, une mission qui nous est confiée par la loi. Avec nos filiales, nous constituons un grand pôle financier à l’intersection du domaine public et du secteur privé concurrentiel.
Depuis plus de 200 ans, nous jouons un rôle majeur dans la transformation de notre pays. Nous sommes présents sur l’ensemble du territoire français et à chaque étape de la vie des Français.

Face aux défis que notre pays doit relever, nous mobilisons l’ensemble de nos ressources et de nos expertises pour agir en faveur de :
la transformation écologique ;
les souverainetés (énergétique, économique, industrielle, numérique et financière) ;
la cohésion sociale et territoriale.
Inventons, explorons, créons, imaginons aujourd’hui pour transformer le pays demain.
Ensemble, faisons grandir la France !
La Caisse des Dépôts fonde ses recrutements sur les compétences en excluant tout critère de discrimination. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
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