Assistant / Assistante de direction (H/F)

PRÉSENTATION DE L'ORGANISATION

L'ADN de notre collectivité ? Une volonté affirmée de construire une ville plus solidaire, engagée dans la transition écologique et tournée vers la participation citoyenne. Rejoignez-nous : ensemble nous sommes Villejuif et Villejuif a le visage de chacun d'entre nous !

DESCRIPTION DES MISSIONS

Dans le cadre des orientations portées par la municipalité en matière de transition écologique et d'achats responsables, la Ville de Villejuif fait de l'achat public un levier stratégique au service du développement durable, de l'innovation et de l'économie sociale et solidaire.

Avec près de 20 millions d'euros d'achats publics annuels, le service de l'achat public joue un rôle essentiel dans l'accompagnement des directions, la sécurisation des procédures et la mise en œuvre d'une politique d'achats durables, structurée notamment par la charte des achats durables adoptée en octobre 2024.

Au sein de la Direction des affaires juridiques et de l'achat public (DAJAP), en tant qu'assistant-e de direction, vous assurez un rôle central d'appui administratif et organisationnel auprès de la direction. Vous contribuez au bon fonctionnement de la direction à travers l'organisation de l'activité quotidienne, la rédaction et la mise en forme de documents administratifs, le suivi des projets et des dossiers, ainsi que la gestion de l'accueil téléphonique, physique et électronique. Vous participez également à l'organisation et à la planification des réunions.

En outre, la gestion financière des contentieux confiés à des avocats et/ou gérés en interne exige un suivi régulier et rigoureux, en lien avec les institutions judiciaires mais aussi les professionnels du droit (notaires, avocats, huissiers) amenés à travailler pour la collectivité.

C'est dans ce contexte que vous intégrerez une équipe expérimentée et engagée, contribuant au suivi administratif et organisationnel des activités de la direction, dans un environnement exigeant et dynamique.

PROFIL RECHERCHÉ

Au sein de la direction DAJAP, vous assurez le secrétariat et l'appui administratif de la direction et de ses services. Vous organisez l'agenda et les déplacements de la directrice ou du directeur, assurez le suivi des rendez-vous et transmettez les informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction. Vous contribuez à instaurer une relation de confiance avec la direction et l'ensemble de ses interlocuteurs.

Vous prenez en charge la rédaction, la mise en forme, la saisie, le classement et l'archivage des documents administratifs, dans le respect des procédures et des règles de confidentialité. Vous assurez également le suivi administratif et budgétaire des activités, renseignez les tableaux de suivi et êtes le relais des partenaires extérieurs, notamment pour la gestion et le paiement de leurs factures.

Une connaissance du logiciel CIRIL constitue un atout.

Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, renseignez les interlocuteurs, filtrez et transmettez les messages en adaptant votre communication à chaque situation. Vous participez enfin à l'organisation et à la planification des réunions : préparation des ordres du jour et des documents, prise de notes, rédaction des comptes rendus, réservation des salles et préparation du matériel et des outils de visioconférence.