Assistant Administratif - Secrétariat Pédagogique (H/F)

L'Association ALIE recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) chargé(e) du secrétariat pédagogique afin de renforcer les équipes de son Pôle Formation dans le cadre d'un surcroît d'activité. Basé(e) au siège de l'association à Saint-Denis de La Réunion, vous participerez activement à la gestion administrative des actions de formation et au suivi des dossiers de financement des bénéficiaires.

Vos missions
Sous la responsabilité du Responsable du Pôle Formation, vous assurez le secrétariat pédagogique et le suivi administratif des dispositifs de formation. À ce titre, vous serez notamment chargé(e) de :
Secrétariat pédagogique
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique des apprenants, formateurs et partenaires ;
- Gérer les inscriptions et constituer les dossiers administratifs des stagiaires ;
- Organiser et suivre les sessions de formation (convocations, plannings, réservations de salles, préparation des supports pédagogiques) ;
- Préparer et contrôler les documents pédagogiques et administratifs (émargements, attestations de présence, certificats de réalisation, évaluations, bilans de formation, etc.) ;
- Assurer la saisie et la mise à jour des bases de données et outils de suivi ;
- Participer à la collecte, au classement et à l'archivage des documents administratifs et pédagogiques ;
- Contribuer au suivi des tableaux de bord et des indicateurs d'activité du Pôle Formation.
Suivi des dossiers de financement
- Constituer et vérifier les dossiers de prise en charge financière des actions de formation ;
- Collecter, contrôler et transmettre les pièces justificatives demandées par les organismes financeurs ;
- Assurer le suivi administratif des conventions, devis, contrats et demandes de financement ;
- Veiller à la complétude et à la conformité des dossiers avant leur transmission ;
- Assurer le lien avec les organismes financeurs, partenaires et prescripteurs ;
- Suivre les échéances administratives et effectuer les relances nécessaires ;
- Participer au reporting administratif et au suivi des indicateurs liés au financement des actions de formation.

Profil recherché
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et vos qualités relationnelles. Vous appréciez le travail en équipe et savez collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés, tant en interne qu'en externe. Doté(e) d'un bon sens du service, vous faites preuve de discrétion, de réactivité et d'autonomie dans la gestion de vos missions. Votre capacité à travailler en équipe, à partager l'information et à contribuer à un fonctionnement collectif efficace sera un atout essentiel pour réussir dans ce poste. Vous savez également gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les délais et les procédures administratives.
Compétences et qualités attendues
- Excellentes capacités rédactionnelles et de communication ;
- Sens de l'accueil et de la relation avec différents publics ;
- Rigueur, organisation et discrétion professionnelle ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ;
- Capacité à travailler en équipe et à collaborer efficacement avec les différents services de l'association, les formateurs et les partenaires externes
- Sens de l'initiative, réactivité et aptitude à rendre compte de son activité.
Formation et expérience
- Formation de niveau Bac à Bac+2 en assistanat administratif, gestion, secrétariat ou équivalent ;
- Une expérience dans le domaine de la formation professionnelle, de l'insertion ou du suivi administratif de dossiers financés serait appréciée.

Les personnes intéressées sont invitées à adresser leur CV et lettre de motivation par mail à M. Le Président de l'Association ALIE en précisant l'intitulé du poste : « Assistante Administrative - Secrétariat Pédagogique (H/F) »