Agent-e polyvalent-e chargé-e de la relation à l'usager

GROUPE RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Sous l’autorité du/de la référent-e d’unité accueil-courrier, ce poste d’agent-e polyvalent-e permet de varier son activité entre l’accueil des usagers sous toutes ses formes et la gestion du courrier :
L’agent-e polyvalent-e chargée de la relation à l’usager sera affecté principalement sur le site de la Cité.
Personnel d’accueil :
- Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs
- Écoute et réponse de premier niveau
- Affichage d’informations
- Orientation adéquate en fonction de la demande
- -Appel des services et mise en attente de l’usager pour son accueil en back office (assuré par un agent du service concerné)
Gestionnaire du courrier :
- Relation avec La Poste – réception le matin des chariots de courrier arrivée et remise l’après-midi des courriers départ
- Tri de 1er niveau du courrier selon consignes propres à chacune des directions occupantes
- Affranchissement courrier départ
- Enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination,
Votre environnement professionnel :
Le secrétariat général commun départemental assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière de budget, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale au bénéfice des agents des services de la préfecture de la Seine-Maritime et des directions départementales interministérielles.
Activités du service
Le service « moyens généraux » gère les missions liées à l’immobilier, la logistique, les achats, les relations aux usagers, la gestion de la cité administrative Saint-Sever, la transition écologique et les mobilités. Le service est composé de 60 agents, répartis dans 5 bureaux.
Dans le service Moyens généraux, le bureau de l’accueil et de la relation à l'usager est chargé :
- de l’accueil, de l’information, de l’orientation des interlocuteurs et de l’assistance des usagers dans leurs démarches administratives selon tous les canaux de l’accueil (physique, téléphonique, courriel, courrier, internet, point numérique)
– de la gestion du contenu des systèmes d’information à destination des usagers que sont le site internet, le serveur vocal interactif, la documentation, la signalétique...
– de la continuité de la réponse téléphonique H24 et 7jours sur 7 du département de la Seine-Maritime et des 4 autres préfectures normandes(de 18h à 8h tous les jours, ainsi que les week-end et jours fériés) dans le cadre d’une convention de mutualisation des standards normands les nuits et WE.
– de l’accueil physique, des points numériques, du standard et du courrier
Ces missions s’exercent sur plusieurs sites :
– L’Hôtel-Dieu : 17 personnes (dont 9 au standard téléphonique) + 2 services civique volontaires
– Cité administrative : 5 agents (4 SGC et 1 agent ARS)

Profil recherché :
Connaissances requises :
- Connaître les techniques d'accueil (maîtrise)
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (maîtrise),
- Savoir s'exprimer avec aisance (maîtrise),
- Savoir écouter, analyser, reformuler la demande (pratique)
- Savoir recueillir et traiter l'information (maîtrise),
- Savoir gérer des relations conflictuelles (maîtrise),
- Savoir travailler en équipe (pratique).
- Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi (maîtrise)
- Savoir s'adapter (maîtrise)
Connaissances à acquérir :
- Connaître l'environnement institutionnel et administratif (maîtrise)