Agent(e) polyvalent(e) (Accueil, accompagnement numérique et gestion administrative)

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
- Accueil physique de la Préfecture : orientation des usagers et interlocuteurs internes, information, liaisons avec les services, remise de documents administratifs disponibles à l’accueil à disposition des usagers, prise de rendez-vous via la plateforme « Rendez-vous Préfecture », gestion de la file d’attente « Synbird »
- Accueil téléphonique : réception, traitement et redirection des appels, gestion des courriels des usagers sur les boîtes fonctionnelles
- Aide et accompagnement numérique des usagers pour différentes démarches au sein du kiosque numérique, comme celles en lien avec l’ANTS, PAM eMERAUDE (dossier sur l'ANEF pour les ressortissants étrangers) et SIA (déclaration de possession d'armes)
- Saisie et mise à jour des bases de données administratives
- Rédaction et mise en forme de documents (courriers, bordereaux d’envoi, compte-rendus de réunion, attestations, certificats, documents simples d’information et de communication…)
- Gestion du répertoire national des élus : mise à jour des données, suivi des démissions et décès de conseillers municipaux et classement des dossiers
- Participation aux opérations de logistique du service et soutien aux activités de l’équipe
- Instruction des dossiers de randonnées
- Instruction des attestations d’aptitude médicale à la conduite (cartes jaunes), des dossiers de gardes particuliers et de revendeurs d’objets mobiliers
- Instruction de l’art. 2 de l’accord franco-algérien, des attestations de délivrance d’un permis de chasser, des lâchers de ballons, des dérogations funéraires et des autorisations de transport de corps ou d’urne
Votre environnement professionnel
Activités du service
Le Bureau de la Réglementation Générale et des Élections (BRGE), rattaché à la Direction de la Citoyenneté et de la Légalité (DCL) assure la gestion des élections politiques et professionnelles ainsi que de nombreuses réglementations en lien avec les professions réglementées (taxi, VTC, opérateurs funéraires, auto-écoles...), les associations, les manifestations sportives sur la voie publique, les homologations de circuit, les CNI/passeport, les habilitations de professionnel au système d'immatriculation des véhicules...
Il gère également l'accueil du public sur 2 espaces (loge 2 et accueil central) ainsi que le point numérique de la Préfecture.
Composition et effectifs du service
Le Bureau de la Réglementation Générale et des Élections (BRGE) est composé de 8 agents : 1 agent de catégorie A, 4 agents de catégorie B et 3 agents de catégorie C.
Liaisons hiérarchiques
Adjoint à la Cheffe de bureau
Cheffe de bureau
Directeur de la Citoyenneté et de la Légalité
Liaisons fonctionnelles
Relations avec l'ensemble des services de la Préfecture et du Conseil départemental de l'Indre, l'Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS) et divers interlocuteurs (usagers, élus,...)

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques :
- Avoir des compétences en informatique – bureautique / niveau maîtrise – requis
- Avoir des compétences juridiques / niveau pratique – requis
- Connaître l’environnement professionnel / niveau pratique – requis
- Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique / niveau maîtrise – requis
- Maîtriser les logiciels bureautiques / niveau maîtrise – requis
- Savoir planifier son activité et respecter les délais / niveau maîtrise – requis
- Savoir hiérarchiser les priorités / niveau maîtrise – requis
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle / niveau maîtrise – requis
Savoir-faire :
- Savoir travailler en équipe et rendre compte / niveau pratique – requis
- Savoir appliquer la réglementation / niveau pratique – requis
- Savoir s’organiser / niveau pratique – requis
- Savoir rédiger / niveau pratique – requis
Savoir être:
- Savoir accueillir / niveau maîtrise – requis
- Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise – requis
- Savoir s’adapter / niveau pratique – requis
- S’avoir s’exprimer oralement / niveau maîtrise – requis
- Savoir communiquer / niveau maîtrise – requis
- Faire preuve de rigueur et de fiabilité / niveau maîtrise – requis
- Faire preuve d’adaptabilité / niveau maîtrise – requis
- Être proactif et force de proposition / niveau pratique – requis
- Avoir un bon sens relationnel et une attitude positive pour un accueil courtois en lien avec les valeurs du service public / niveau maîtrise – requis
- Discrétion, confidentialité des informations et des données / niveau maîtrise – requis
Autres compétences :
- S’avoir s’approprier l’utilisation des logiciels métiers spécifiques / niveau pratique – requis