Adjoint en gestion administrative - F/H

Activités principales :
• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante, et les tâches habituelles de secrétariat de la scolarité pédagogique et administratif
• Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la structure : accueil téléphonique, accueil physique (public, enseignants…), mails …courrier
• Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes : inscription des adhérents, installation et suivi du matériel pédagogique,
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...) et diffuser
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (Apogée …), élaboration de statistiques
• Assistance à l'équipe : élaboration des plannings d'intervention, collecte et mise en forme des contenus de cours, organisation de réunions ….
• Participer aux campagnes d'inscription et évènements organisés
• Planning des salles, tenue des absences
• Classer et archiver des documents
• Appliquer et respecter la réglementation imposée
• Appui technique : site web, tableaux d'affichage et télédiffusion

Positionnement hiérarchique :
Aux côtés de l'équipe UTL site d'Aix en Provence, et en articulation étroite avec la coordinatrice du site et la direction à Marseille.

Profil recherché :
Connaissances et savoirs :
Très bonne maîtrise de l’outil informatique général et de l’élaboration de documents
Techniques d’accueil (téléphonique, physique) et relationnel
Très bonne maîtrise de la langue française
Travailler en équipe
Polyvalence
Savoir-faire :
Accueillir
Suivre
Rédiger
Classer
Rendre compte
Utiliser les logiciels spécifiques, notamment APOGEE et les outils bureautiques
Savoir-être :
Sens de l’accueil et de l’écoute
Autonomie et disponibilité
Rigueur et réactivité
Sens de l’organisation
Adaptabilité et curiosité
Esprit d’équipe et capacité d’adaptation

L'employeur :
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.

Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
Descriptif du service
'Université du Temps Libre, UTL, service commun d'Aix Marseille Université, a pour mission générale de diffuser et de transmettre des savoirs, des connaissances et de la culture scientifique à travers des programmes d'enseignement non diplômants, sans condition de diplôme et ouverts à tous. Elle est également un outil de valorisation et de rayonnement de la recherche universitaire et du territoire.
L'UTL accueille du public sur deux sites : à Aix-en-Provence au Cube sur le Campus Schuman et à Marseille au cœur du centre-ville, qui présentent chacun chaque année une centaine de programmes d'enseignement ainsi qu'un programme annuel de conférences. ( https://utl.univ-amu.fr/fr )
Le poste de chargé de mission administrative est à pourvoir à Aix en Provence ; l'équipe en place se compose de 2 agents qui accueille et accompagne 15000 personnes par an.
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