Adjoint.e en gestion administrative

Les activités principales
Gestion de la scolarité administrative en proximité :
- Superviser et accompagner les apprenants dans leur cycle de formation (accueil physique, téléphonique, mail, assistance).
- Accompagner des enseignants et des intervenants extérieurs dans la mise en œuvre de leur formation (collecte des services N+1 et répartition des enseignements)
- Assurer le bon déroulement des programmes de formation sur les plans logistiques, administratifs et relationnels dans le respect des procédures sur l'activité de scolarité (réservation des salles, visio, etc.)

- Concevoir et saisir l’EDT dans hyperplanning ; mettre à jour les changements (report, annulation, absences, etc).
- Suivi de l’assiduité des apprenants via Edusign
- Saisie et Vérification des inscriptions pédagogiques, paramétrage des maquettes de PV de délibération et des relevés de notes.
- Assurer le suivi des maquettes de formation et des MCCC en vigueur : vérification des règles de calcul avant chaque délibération de jury.
- Gestion des évaluations : contrôle et gestion des validations d’acquis universitaires, suivi des absences et impact sur les contrôles continus, gestion des rattrapages, adaptation des contrôles continus aux étudiants en situation de handicap, préparation des soutenances, préparation des diverses commissions ; communication puis archivage des PV semestriels et annuels.
- Suivi des résultats
- Gestion des stages

Profil recherché :
Ce poste est fait pour vous si
Vous êtes :
Titulaire d’un diplôme de niveau III (CAP,BEP…)
Vous possédez :
Une expérience dans des fonctions administratives
Vous maîtrisez :
les outils métiers (Apogée, Esup Stage, Hyperplanning), Edusign, ECandidat
les outils bureautiques ( Excel, Word…)
la réglementation relative aux accréditations, formations, examens, stages.

Vous êtes en capacité :
De travailler en équipe
D’être force de proposition
De vous adapter à un nouvel environnement

L'employeur :
Une université d’excellence
Université multi-sites implantée sur 5 campus à Pau, Anglet, Bayonne, Mont de Marsan et Tarbes, l’UPPA est une université pluridisciplinaire (hors santé) qui s’est fortement transformée avec l’obtention du label d’excellence I-SITE « Solutions pour l’Énergie et l’Environnement » pérennisé en 2022. Elle accueille environ 13 000 étudiants au sein de 3 collèges sur les niveaux licence, master et doctorat : le collège Sciences et Technologies pour l’Energie et l’Environnement (STEE) ; le collège Sciences Sociales et Humanités (SSH) ; le collège Études Européennes et Internationales (EEI).

Une université engagée et inclusive
La stratégie de l’UPPA, en adéquation avec le plan France 2030, vise à répondre aux défis de demain et en particulier celui de la transition écologique. La visibilité d’une recherche intensive de niveau international spécialisée et interdisciplinaire répondant aux enjeux sociétaux, l’intensité du partenariat avec les acteurs socio-économiques et culturels du territoire, l’attractivité et le rayonnement international de l’établissement, une offre de formation conçue pour répondre aux besoins tout au long de la vie en soutien aux besoins émergents du monde socio-économique et la capacité à accompagner l’innovation, constituent les piliers de l’université cible. Cette trajectoire est soutenue par l’alliance européenne UNITA qui est orientée sur des axes venant renforcer cette dynamique.
Descriptif du service
Le challenge
La personne recrutée sera affectée au collège Sciences Sociales et Humanités, au sein du service formation. Elle aura une mission d’appui à la gestion administrative et pédagogique des apprenants en formation tout au long de la vie.