Adjoint-e en gestion administrative (H/F)

RESPONSABILITÉS :

L'institut Pascal est une Unité Mixte de Recherche (UMR) sous tutelle de l'UCA et du CNRS. Il compte environ 400 personnels.
Il est distribué sur 7 sites géographiques (3 sur le Campus des Cézeaux (Aubière), 2 sur les CHU de Clermont-Ferrand, 1 sur l'IUT du Puy en Velay, 1 sur l'IUT de Montluçon). L'UMR est structurée en 4 services (PGAF, Informatique, Communication, Mécanique/Maintenance Infrastructures) et 5 axes scientifiques : génie des procédés (GePEB), robotique (ISPR), mécanique (M3G), physique (PHOTON), ingénierie médicale (TGI).
Le personnel recruté aura en charge la co-gestion des 5 axes de recherche et de la Direction au sein du PGAF sous la responsabilité du RAF du laboratoire.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Réaliser des actes administratifs et des opérations de gestion : enregistrer les éléments administratifs nécessaires aux commandes, missions en lien avec les personnels enseignants-chercheurs, chercheurs, personnels techniques et CDD, doctorants du laboratoire
- Saisir et mettre à jour les éléments de gestion administrative et financière sur la base de données interne du laboratoire
- Suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Interagir avec les personnels du laboratoire pendant l'élaboration des dossiers et actes administratifs
- Appliquer les réglementations imposées administratives et financières de l'université
- Renseigner et tenir à jour l'ensemble des listes RH et Publications de l'unité et vérifier leur adéquation avec celles présentes dans les outils des tutelles
- Participer au groupe de réflexion sur l'amélioration et l'optimisation du service administratif du laboratoire
- Retranscrire des informations orales par écrit
- Traiter et diffuser les informations internes et externes relatives au fonctionnement du laboratoire
- Classer et archiver les documents
- Réceptionner et diffuser le courrier et les livraisons
- Participer aux opérations de logistique du laboratoire

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPÉTENCES REQUISES :
Connaissances :
- Techniques opérationnels administratives
- Environnement universitaire et environnement des unités de recherche de type UMR CNRS est un plus
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil physique et téléphonique
- Culture internet
Compétences opérationnelles :
- Utiliser des logiciels spécifiques internes à l'UMR après formation interne : base de données
- Savoir extraire les informations financières sur logiciel financier et comptable (SIFAC, GESLAB accès en lecture) après formation
- Utiliser les outils bureautiques
- Accueillir les personnels du laboratoire
- Prendre et savoir prioriser les messages
- Enregistrer et classer en versions électronique et papier les documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
Compétences comportementales :
- Sens relationnel
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Adaptabilité
- Sens de l'investissement collectif
- Aptitudes à travailler en équipe
PRÉREQUIS / FORMATION souhaitée :
- Formation et /ou expérience professionnelle en gestion financière et administrative, secrétariat
- Notions d'anglais appréciées
SPÉCIFICITÉS / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : INM 366 soit 1 867.02 € brut mensuel avec prime possible selon expérience (90 € brut à 180 € brut mensuel)
- Contrat de travail : 35h00 hebdomadaires
- Participation aux frais de transports en commun
- Aménagement du temps de travail
- Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l'Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- Possibilité d'accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :
- Catégorie : C
- Contrat : 01/01/2027 au 31/08/2027