Adjoint·e en gestion administrative - F/H

Au sein du site d’Aix-en-Provence, installé au Cube sur le campus Schuman, ce poste offre l’opportunité d’occuper une fonction polyvalente au cœur de la vie de la structure. En lien étroit avec l’équipe de direction, il contribue au bon fonctionnement quotidien de l’UTL et à la qualité de l’accueil réservé aux quelques 1 500 personnes qui fréquentent le site chaque année. Véritable interface entre le public, les équipes enseignantes, les partenaires et les différents services de l’université, ce rôle associe sens du service, organisation et autonomie.

Le quotidien est rythmé par des missions variées qui mêlent accueil, information, gestion administrative, accompagnement des inscriptions, suivi de la programmation pédagogique et appui à l’organisation des conférences et des événements. La gestion des dossiers, la mise à jour des données dans les outils métiers, la préparation des documents administratifs, le suivi des plannings et la coordination des informations participent directement à la qualité des services proposés aux usagers. Le poste prend également part au développement des activités du site en accompagnant la programmation, en recueillant les attentes du public et en contribuant à l'amélioration continue de l'offre de formation.
Une dimension logistique et technique complète ces missions à travers le suivi des équipements pédagogiques, la mise à jour des supports de communication en collaboration avec les équipes concernées et la gestion des données nécessaires au fonctionnement du service.
Ce poste s'inscrit dans une équipe à taille humaine, soudée autour d'un projet commun, où la coopération, la confiance et la communication favorisent un environnement de travail stimulant. La diversité des thématiques proposées, la richesse des échanges avec un public fidèle et curieux ainsi que la variété des activités offrent un cadre professionnel particulièrement dynamique.

Profil recherché :
Ce poste s'adresse à une personne reconnue pour son sens de l'organisation, sa polyvalence et son aisance relationnelle, capable d'évoluer dans un environnement dynamique où les échanges avec le public et les équipes occupent une place centrale. Une excellente maîtrise des outils bureautiques et de l'environnement numérique est attendue, ainsi qu'une réelle facilité à produire des documents de qualité et à utiliser les applications métiers de l'université, notamment APOGEE.
Une bonne compréhension du fonctionnement de l'université et de son environnement permet d'assurer un accompagnement efficace des différents interlocuteurs, qu'il s'agisse du public, des équipes enseignantes, des partenaires ou des services administratifs. Le poste requiert également de solides qualités rédactionnelles et une excellente maîtrise de la langue française afin de garantir des échanges clairs, fiables et professionnels.

La réussite dans cette fonction repose sur la capacité à organiser son activité avec méthode, à gérer plusieurs dossiers en parallèle, à respecter les échéances et à assurer un suivi rigoureux des actions engagées. L'autonomie s'accompagne d'un véritable esprit d'équipe, d'une communication fluide et de la capacité à partager les informations utiles au bon fonctionnement du service.
Au-delà des compétences techniques, cette mission appelle une personnalité curieuse, investie et proactive, appréciant la diversité des activités et les contacts humains. Le sens de l'accueil, l'écoute, la discrétion, la disponibilité et la réactivité sont essentiels pour répondre aux attentes d'un public varié dans un esprit de qualité de service. Rigueur, transparence, capacité d'adaptation et volonté de contribuer à l'amélioration continue des pratiques viendront pleinement valoriser l'exercice de cette fonction au sein d'une équipe engagée autour d'une mission d'intérêt général.

L'employeur :
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.

Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
Descriptif du service
Rejoindre l’Université du Temps Libre (UTL) d’Aix-Marseille Université, c’est contribuer à une mission de service public tournée vers la diffusion des savoirs, l’ouverture à la culture scientifique et le partage des connaissances avec le plus grand nombre. Ouverte à toutes et à tous, sans condition de diplôme, l’UTL propose chaque année une offre riche de formations et de conférences qui participe au rayonnement de la recherche universitaire et du territoire.
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