Adjoint.e en gestion administrative et financière

Les activités principales
A l’aide des logiciels métiers :
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et par mail des usagers (étudiants, adultes en formation continue).
- Répondre aux demandes de renseignements administratifs et orienter vers les interlocuteurs compétents.
- Participer à la mise en œuvre de la campagne d’inscriptions (préparation, organisation, suivi).
- Assurer le traitement complet des inscriptions : contrôler et validation de chaque étape du processus de gestion, encaissement des droits universitaires, délivrance des cartes d’étudiant.

- Effectuer les correctifs et mises à jour des dossiers administratifs des étudiants
- Aider à la gestion des transferts de dossier, des dispositifs de césure, d’aides sociales, de remboursements des droits de scolarité et de conventions de stage à l’étranger.
- Contribuer à la gestion des diplômes (contrôle, édition, délivrance).
- Gérer les contrats étudiants (tutorat, emplois) en veillant au fonctionnement du circuit administratif et en assurant la mise en paiement
- Appliquer et faire respecter les procédures administratives internes

Profil recherché :
Ce poste est fait pour vous si
Vous êtes :
Titulaire d’un diplôme de niveau III (CAP,BEP…)
Vous possédez :
Une ou des expériences dans l’accueil et l’information de publics variés
Une ou des expériences dans des postes à forte dimension opérationnelles
Une ou des expériences dans un environnement dynamique, exigeant et multi-acteurs, idéalement dans le secteur public ou l’enseignement supérieur

Vous maîtrisez :
L’utilisation d’outils numériques (bureautiques et messagerie) pour optimiser la gestion administrative et la communication
La gestion administrative courante et le suivi de dossier
La gestion de la relation usagers, en présentiel comme à distance (téléphone, mail)
La rédaction de courriels administratifs clairs, précis et adaptés à vos interlocuteurs
Les logiciels métiers de scolarité (un plus)
Vous êtes en capacité :
De prioriser vos activités en fonction des échéances
De faire preuve d’organisation et d’initiative pour anticiper er résoudre des situations
D’être polyvalent et résistant dans un environnement exigeant et dynamique
De vous adapter rapidement aux évolutions notamment sur les outils numériques
De développer un sens relationnel marqué par la curiosité l’écoute et le respect de la confidentialité
De rendre compte de manière rigoureuse fiable et transparente

L'employeur :
Une université d’excellence
Université multi-sites implantée sur 5 campus à Pau, Anglet, Bayonne, Mont de Marsan et Tarbes, l’UPPA est une université pluridisciplinaire (hors santé) qui s’est fortement transformée avec l’obtention du label d’excellence I-SITE « Solutions pour l’Énergie et l’Environnement » pérennisé en 2022. Elle accueille environ 13 000 étudiants au sein de 3 collèges sur les niveaux licence, master et doctorat : le collège Sciences et Technologies pour l’Energie et l’Environnement (STEE) ; le collège Sciences Sociales et Humanités (SSH) ; le collège Études Européennes et Internationales (EEI).

Une université engagée et inclusive
La stratégie de l’UPPA, en adéquation avec le plan France 2030, vise à répondre aux défis de demain et en particulier celui de la transition écologique. La visibilité d’une recherche intensive de niveau international spécialisée et interdisciplinaire répondant aux enjeux sociétaux, l’intensité du partenariat avec les acteurs socio-économiques et culturels du territoire, l’attractivité et le rayonnement international de l’établissement, une offre de formation conçue pour répondre aux besoins tout au long de la vie en soutien aux besoins émergents du monde socio-économique et la capacité à accompagner l’innovation, constituent les piliers de l’université cible. Cette trajectoire est soutenue par l’alliance européenne UNITA qui est orientée sur des axes venant renforcer cette dynamique.
Descriptif du service
Le challenge
La personne recrutée sera affectée au service en charge de la mise en œuvre des dispositifs d’accueil, d’intégration et d’accompagnement à la réussite étudiante (5 personnes) de la Direction des Enseignements et de la Vie étudiante (21 personnes).
Au cœur de l’activité administrative, vos missions principales seront l’accueil et l’information des usagers, la gestion des inscriptions administratives et l’appui à la gestion administrative de l’équipe.