ADJOINT ADMINISTRATIF (responsable pôle fonctionnement)

Domaine d’activités n°1 : suivi des marchés publics pôle 107
L’agent responsable du pôle fonctionnement (107) est placé sous l’autorité de l’Adjoint au chef du DAF (N+1) et du chef de service (N+2).
Ses missions consistent à prendre connaissance du contenu des différents marchés en vigueur au sein du CPFM et à en assimiler parfaitement les dispositions, vérifier la période de validité desdits marchés et effectuer un rappel auprès des gestionnaires pour la consommation budgétaire, répondre aux enquêtes de satisfaction adressées par la DISP de Paris sur les marchés arrivant à terme pour aider au renouvellement de ceux-ci, tenir des statistiques sur les volumes de consommation, mettre en œuvre les pénalités issues des marchés en cas de défaillance du partenaire (étude de la performance du prestataire).

Domaine d’activités n°2 : gestion financière
Il traite également la demande d’achat de divers matériels : recherche de fournisseurs, étude comparative, préparation, lancement et suivi de la commande, réception de matériels et suivi des livraisons aux services et aux structures. Il entretient des relations commerciales avec les fournisseurs par téléphone ou sur rendez-vous au CPFM.
Il formalise ainsi les besoins en bons de commande qu’il soumet à la validation de l’Adjoint au Chef du DAF ou du Chef de service (recherche de fournisseurs en vue de l’obtention de 3 devis, études comparatives).
Il traduit, après validation hiérarchique, le bon de commande en demande d’achat (DA) dans le logiciel dédié CHORUS. Il enregistre la DA dans le tableau de suivi de gestion approprié sous EXCEL ou OPEN OFFICE.
Une fois la validation du comptable (DAEBC) obtenue, créant l’engagement juridique (EJ) correspondant à la DA, il finalise la commande en l’adressant au fournisseur concerné.
Il informe ensuite les bâtiments et les services transversaux de cette validation et du délai de livraison des produits et/ou marchandises.
Il enregistre le SF (service fait) dans le logiciel CHORUS et établit les tableaux d’ordre à payer (TOP) pour les dépenses de flux 3 et flux mixtes.
Compétences attendues
Connaissances
Connaissance approfondie des règles de comptabilité publique
Connaissance approfondie des règles de l'achat public
Rédaction avec aisance
Capacité de synthèse
Maîtrise acquise des outils bureautiques
SAVOIR FAIRE
Disponibilité (notamment en période de clôture budgétaire)
Ecoute, dialogue
Anticipation, réactivité
SAVOIR ETRE
Aptitude à travailler en équipe
Capacité d'adaptation et de polyvalence