SPP / Secrétariat particulier et chargé(e) de gestion comptable

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Assistant du sous-préfet :
Assurer le secrétariat de la sous-préfète et du secrétaire général ainsi que l’accueil téléphonique et physique de leurs interlocuteurs ;
Gérer l’agenda de la sous-préfète : validation des demandes de rendez-vous et gestion des réponses aux interlocuteurs, prise de contact avec les différents interlocuteurs, organisation des réunions à l’initiative de la sous-préfète ;
Coordonner la préparation des dossiers en lien avec les cadres de la sous-préfecture et les autres services de l’État, et le cas échéant, participer à leur élaboration (recherches internet) ;
Traiter le courrier de la sous-préfète et assurer la mise en forme des dossiers et des lettres.
Gestion budgétaire et comptable :
Contribuer à la préparation du budget de la sous-préfecture, assurer le suivi de ce budget, en lien avec le secrétaire général, ainsi que ceux de la résidence et des frais de représentation de la sous-préfète ;
Effectuer l’engagement des commandes de fournitures en liaison avec la plate-forme régionale CHORUS, réceptionner les colis ;
Assurer le suivi des crédits de paiement.
Logistique :
Assurer quotidiennement le traitement du courrier (tri, expédition) ;
Établir et assurer le suivi des ordres de mission des agents de la sous-préfecture ;
Suppléance : prendre en charge les aspects logistiques en l’absence de l’agent technique (accueil des entreprises).
Votre environnement professionnel :
Activités du service
La sous-préfète est le représentante de l’État dans l’arrondissement.
La sous-préfecture travaille en lien étroit avec les services de l’État dans le département, en premier lieu les services préfectoraux à Besançon, mais aussi les directions départementales interministérielles.
Au niveau de l’arrondissement, la sous-préfecture entretient des relations régulières avec de nombreux interlocuteurs, élus, administrations des collectivités, forces de sécurité, entreprises, association. L’assistant du sous-préfet se situe au cœur de ces nombreuses interactions ; il assure le rôle essentiel de coordination et d’organisation de l’emploi du temps de la sous-préfète.
Composition et effectifs du service
La sous-préfecture de Pontarlier est constituée de deux bureaux : le bureau des collectivités locales, et le bureau de la réglementation et de la cohésion sociale, qui contribuent à décliner les politiques publiques ;
la sous-préfecture compte 13 agents, dont 2 A et un agent technique.
Liaisons hiérarchiques
La sous-préfète et le secrétaire général
Liaisons fonctionnelles
Préfecture, collectivités territoriales, services de l’État, acteurs de la vie publique et économique

Profil recherché :
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel /niveau pratique /requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables/niveau pratique / requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique/niveau maîtrise/requis
Savoir-faire
Avoir l'esprit de synthèse/niveau pratique/requis
Savoir s'organiser/niveau maîtrise/requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines/niveau initié/requis
savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis
savoir faire preuve de rigueur et de méthode /niveau pratique /requis
Vos perspectives :
Les compétences acquises et mises en œuvre permettent d’évoluer vers ‘autres domaines fonctionnels et d’accéder à l’examen de SA.
Qui contacter :
Le Secrétaire Général de la Sous-Préfecture – hervé.debruycker@doubs.gouv.fr – 03 81 39 81 60
La Sous-Préfète – judith.husson@doubs.gouv.fr - 03 81 39 81 52
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans