Secrétaire pédagogique

Le poste de secrétaire pédagogique est placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable Administrative et sous l’autorité fonctionnelle du Chef du département Techniques de Commercialisation. Sur le site délocalisé d’Auxerre et au sein du département d’études Techniques de Communication (TC), le ou la secrétaire pédagogique participe à la gestion administrative, pédagogique et comptable.
Participation à la gestion du département
Accueillir les étudiants, les enseignants et les personnes extérieures, en présentiel et par téléphone
Gérer le courrier papier et électronique
Gérer les stocks de fournitures administratives
Participer aux réunions du département, à la rédaction des comptes rendus, à l’organisation des élections dans le département, à l’organisation des réceptions
Effectuer les opérations d’archivage

Participation à la gestion pédagogique et administratives des étudiants et des formations
Gérer et suivre les dossiers des étudiants
Préparer la rentrée universitaire en lien avec le chef de département et les directeurs d’études : affichage des Emplois du Temps
Participer au contrôle d’assiduité des étudiants à l’aide d’un logiciel interne, à la préparation des jurys, à l’envoi des convocations, à l’édition des bulletins à l’aide d’un logiciel interne
Participation à la gestion comptable
Établir les précommandes
Constater les services faits
Suivre la comptabilité des dépenses du département
Communication
Participer aux évènements du département : préparation des supports
Gérer les tableaux d’affichage : poursuite d’études, offres de stage

Profil recherché :
Connaissances
Connaissance du fonctionnement et de l'organisation de l'Université.
Connaissance de l'organisation et des missions d'un Institut Universitaire de Technologie
Compétences techniques et méthodologiques
Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel.
Bonne connaissance des techniques et procédures de secrétariat administratif.
Capacité à rédiger, mettre en forme et archiver les comptes rendus des conseils de département.
Maîtrise de la gestion des courriers et de la messagerie électronique.
Aptitude à assurer le suivi et le classement des documents administratifs.

Compétences organisationnelles et relationnelles
Posture professionnelle et présentation adaptée, courtoisie
Ponctualité et disponibilité
Organisation et rigueur
Esprit d’initiative
Savoir travailler en autonomie
Discrétion et respect confidentialité

L'employeur :
L’IUT de Dijon/Auxerre/Nevers (2500 étudiants) propose 10 spécialités de Bachelor Universitaire de Technologie (dont 6 en alternance), 5 licences professionnelles (toutes accessibles en alternance) et un diplôme universitaire dans le champ de la comptabilité – gestion. L’Institut développe son offre de formation sur les sites de Dijon, Auxerre et Nevers. Il compte 159 enseignants-chercheurs, enseignants, 70 personnels des bibliothèques, ingénieurs, administratifs, techniques, sociaux et de santé (BIATSS) et plus de 350 vacataires intervenants professionnels.

Le poste de secrétaire pédagogique est placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable Administrative et sous l’autorité fonctionnelle du Chef du département Techniques de Commercialisation.
Site internet