Secrétaire Médicale au sein du Service de Psychiatrie Infanto-juvénile

Description du métier : assurer le traitement et la coordination des opérations et des informations médico- administratives concernant les patients dans le domaine du secrétariat médical.Planifier les activités (agenda des consultations, convocations, etc.). Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
Missions spécifiques du poste
· Missions principales
§ Accueil physique et téléphonique des familles, patients, accompagnants, soignants…

§ Coordination des informations reçues et transmission aux personnes concernées en temps utile
§ Echanges avec les partenaires (écoles, MDPH, IME, ASE, services d’hospitalisation...)
§ Prise de renseignement et orientation des demandes de premières consultations
§ Réalisation du courrier de convocation
§ Création du dossier patient dans DXCARE
§ Frappe de comptes rendus de soins et transmission par envois sécurisés (service social, ASE, IME…)
§ Courriers ou échanges téléphoniques en cas d’annulation de soins
§ Préparation des dossiers MDPH
§ Participation à la réunion de régulation (préparation des dossiers, prises de notes)
§ Suivi des programmes de soins (mise en forme et envois aux personnes/institutions concernées)
§ Mise à jour des modifications du programme de soins
§ Enregistrement de l’activité (codage des actes)
· Missions spécifiques en lien avec la qualité
§ Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
§ Saisie des données liées à l’activité (codage)

Profil recherché :
Compétences
· Savoir faire
§ Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
§ Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
§ Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
§ Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
§ Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité

§ Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
§ Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
§ S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
§ Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
§ Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
§ Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
· Savoir être
§ - Ecoute, patience, respect, bienveillance, implication à donner la réponse la plus adaptée à la demande du public accueilli
§ Rigueur
§ Respect du secret professionnel et médical
§ Dynamisme, sens du service au public
§ Ponctualité, fiabilité, adaptabilité, et capacité à travailler en équipe.

L'employeur :
Le Centre hospitalier de Châteauroux-le-Blanc, établissement public de santé issu d’une fusion absorption du 1er janvier 2017, appartient au territoire de santé de l’Indre qui regroupe 233 000 habitants.
Avec une capacité d’accueil de 1 112 lits et places, le centre hospitalier est l’établissement de référence de l’Indre et établissement support du groupement hospitalier de territoire de l’Indre.
Le Centre hospitalier de Châteauroux-le-Blanc a une activité très diversifiée et a su, en plus de ses activités de base, développer des pôles d’excellence.

L’ensemble des activités y sont représentées : cardiologie, pneumologie, soins de suite et réadaptation, médecine interne, oncologie, neurologie, gériatrie, anesthésie, réanimation, pharmacie, psychiatrie, gynécologie-obstétrique, pédiatrie et néonatologie, imagerie médicale, urgences, hépato-gastro-entérologie, ophtalmologie, chirurgie (ORL, dentaire, digestive, vasculaire, orthopédique)
IL EST COMPOSÉ DE 6 SITES PRINCIPAUX :
Le site principal situé à Châteauroux
Le site du Blanc
Le site de la psychiatrie adulte sur le lieu dit « Gireugne »
Le Centre Médico Psychologique Pivot (CMP)
Le Centre de Soins de Suite et de Réadaptation (CSSR)
Le site de psychiatrie réadaptation à La Châtre
Sur l’année 2018, il a accueilli plus de 60 000 passages aux urgences, 28 241 patients en hospitalisation complète et prise en charge ambulatoire, et a compté 1433 naissances. Il est siège du SAMU et dispose d’un hélicoptère.
Descriptif du service
Missions du service
Le service accueille les enfants et adolescents de 0 à 18 ans. La demande de soins est effectuée par le représentant légal de l’enfant. La consultation d’accueil est assurée par un médecin ou un psychologue en binôme avec un infirmier en pratique avancée (IPA).
A l’issue de l’accueil, un programme de soins individualisé est proposé, si besoin, à l’enfant ou à l’adolescent. Un soignant de référence est désigné afin d’être l’interlocuteur privilégié de la famille
Diverses médiations, prises en charge spécialisées ou thérapies qu’elles soient de groupes ou individuelles sont indiquées afin de répondre au mieux aux besoins des patients. Les médiations thérapeutiques sont des outils permettant la relation entre le soignant et l’enfant, et un travail en vue de l’amélioration des troubles et symptômes qui empêchent le développement harmonieux de l’enfant ou de l’adolescent. Elles sont variées : contes, théâtre, pâtisserie, cuisine, créations, constructions, jeux d’échanges ou d’éveil, sorties extérieures, peinture, terre…. Chaque médiation est prescrite par le médecin ou préconisé par le psychologue à la suite de la consultation d’accueil ou d’une réévaluation clinique.
Le service a été doté de salles Snoezelen et de balnéothérapie qui permettent de proposer des soins axés sur un autre mode de communication que la parole, de rechercher un apaisement ou au contraire des stimulations sensorielles.
Par ailleurs, le service a