Secrétaire médical / Secrétaire médicale

2. Mission générale
- Assurer l'interface entre le médecin, les patients et les partenaires de santé, ainsi que les différents fournisseurs.
- Gérer l'accueil physique et téléphonique, tenir à jour l'agenda des praticiens, et assurer le traitement administratif, la gestion des dossiers et le suivi de la facturation des actes médicaux.
- Gérer les stocks du cabinet , réaliser des actes techniques simples.

L'organisation du temps de travail : lundi mardi jeudi :7h30/12h30 13h30/16h30 et mercredi vendredi 7h30/13h.

3. Activités et responsabilités principales

Accueil et communication
- Accueil physique et téléphonique : Accueillir les patients, identifier le motif de leur visite ou de leur appel, qualifier l'urgence et les orienter.
- Mise en confiance : Renseigner les patients sur les conditions de prise en charge, les remboursements de l'Assurance Maladie ou le tiers payant.
- Gestion des rendez-vous : Organiser, planifier et optimiser l'agenda des consultations (urgences, visites à domicile, créneaux longs) via un logiciel métier.
- Participation aux actions de prévention : remise de kits de dépistage, flyers de prévention, affiches, ..

Gestion administrative et dossiers patients
- Dossier médical : Créer, mettre à jour, classer et archiver les dossiers médicaux
- Frappe et courriers : Rédiger et préparer certains documents
- Gestion du courrier et des mails : Trier, distribuer et traiter le courrier physique et électronique, ainsi que les résultats d'examens (laboratoires, radiologie,..).

Facturation et comptabilité courante
- Prise en charge financière : Vérifier les droits des patients (carte Vitale, attestation de mutuelle), éditer les feuilles de soins électroniques (FSE) et procéder aux encaissements (règlement des honoraires, tiers payant).
- Suivi de la comptabilité : Préparer les bordereaux de remises de chèques, relancer les impayés et assurer la liaison avec le comptable et le logiciel de gestion (Indy).
- Gérer les factures des fournisseurs (vérifier le paiement, classer et ranger les factures)

Logistique et gestion du cabinet
- Gestion des stocks : Suivre les inventaires, identifier les besoins et passer les commandes de fournitures de bureau et de matériel médical.
- Entretien du cadre de travail : Veiller à la propreté de la salle d'attente et du bureau, et s'assurer du bon fonctionnement du matériel informatique et médical.
- Préparation des salles de consultation pour les médecins
- Actes techniques simples : Pose de holter tensionnel, de polygraphie, stérilisation à froid du petit matériel,..
- Petite maintenance informatique

4. Compétences requises

- Savoirs (connaissances) :
o Maîtrise du vocabulaire médical et des termes techniques.
o Connaissance des règles de sécurité sociale, de la nomenclature des actes et de la facturation.
o Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion de cabinet médical (Weda, Clikodoc, Indy).
o Connaissance stricte des règles du secret professionnel et de la déontologie médicale.