Secrétaire de Direction (F/H)

Le secrétaire de direction est chargé :
- de la gestion du courrier et du téléphone
- de la prise de rendez-vous et l’organisation des agendas de la direction (DI/DIA/SG)
- de la rédaction de comptes rendus et courriers
- de la préparation de dossiers dans le cadre de réunions
- de la préparation des salles de réunion (rangement, installation de matériels, eau, café, collations …)

- diverses tâches logistiques (mise à jour de la signalétique des bureaux / gestion des clés…)
- de la préparation des permanences hebdomadaires
- du suivi des demandes d’intervention (récompenses, contraventions)
- de la gestion budgétaire (budget, contraventions, …)
- du suivi des habilitations (cartes accueil, délégations de signature, …)
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)
Ordinateur portable et logiciels.
Votre hiérarchie
. Chef de BAG
. Chef de Cabinet
Vos interlocuteurs métiers
- secrétariat du DGAP
- secrétariat des 19 établissements pénitentiaires du ressort
- chefs d’établissement et les directeurs de SPIP
- prestataires extérieurs

Profil recherché :
Connaissances
Outils bureautique et logiciels associés
Savoir-faire
Capacité d’organisation / d’adaptation
Capacité à travailler en équipe
Savoir-être
Discrétion
Rigueur
Bon relationnel
Adaptabilité

L'employeur :
La Direction Générale de l'Administration Pénitentiaire, sous l’autorité du Garde des sceaux, Ministre de la Justice, avec le concours des autres services de l’État, des collectivités territoriales, des associations et diverses personnes publiques ou privées, assure le service public pénitentiaire au titre de la loi n° 87-432 du 22 juin 1987 relative au service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l’insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l’autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.

Elle est l’une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s’élève à 3,6 milliards d’euros, dont près de 1,3 milliards hors titre 2. Elle emploie près de 41 000 agents. Outre l’administration centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d’insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales ; elle compte en outre deux services à compétence nationale, l’Agence nationale du TIG et de l’insertion professionnelle et le service national du renseignement pénitentiaire, ainsi qu’une école de formation (ENAP).
Elle prend en charge plus de 250 000 personnes, dont environ 170 000 en milieu ouvert et près de 80 000 placées sous écrou.
Descriptif du service
Le cabinet de la Direction Interrégionale est composé de trois entités : le Bureau des Affaires Générales (BAG), l’accueil et le pôle de gestion du parc automobile.
Le secrétariat de direction fait partie du BAG avec le service logistique. La mission principale du BAG est de garantir, en lien avec le Département Budget et Finances, des conditions de travail satisfaisantes pour les personnels du siège.
Le secrétaire de direction travail seul, sous la supervision du chef du BAG. Sa fonction première est l’accompagnement de l’équipe de direction (directeur, directeur adjoint et secrétaire général) pour la gestion de leurs emplois du temps et du courrier.
Le secrétaire de direction est, avec l’agent d’accueil, l’interlocuteur privilégié des agents travaillant au sein du siège de la direction interrégionale. Il est le garant d’une communication fluide et sécurisée entre la direction et les services de la DISP, mais également entre les services entre eux.
Composition et effectifs du service
9 agents