Secrétaire de direction (F/H)

- Activités classiques de secrétariat (accueil téléphonique et physique, traitement du courrier, gestion des agendas, réservations diverses…)
- Suivi des courriers dans l’applicatif métier Messager (en cours de remplacement par le logiciel Danae)
- Constitution et suivi de dossiers physiques et via One Note
- Organisation matérielle des réunions : dossiers, édition des chevalets, mise en place de la salle de réunion, annonce des participants à l’accueil, préparation du café ;

- Gestion des permanences hebdomadaires (établissement des permanences des magistrats de la direction et synthèse des permanences dans les juridictions)
Cette liste n’est pas exhaustive. D’autres missions ponctuelles ou pérennes sont également confiées selon l’actualité du cabinet de la directrice.
Votre hiérarchie
Responsable du secrétariat de direction
Adjointe à la cheffe de cabinet
Cheffe de cabinet
Vos interlocuteurs métiers
Directionnels et interdirectionnels principalement

Profil recherché :
Connaissances
Maîtrise du fonctionnement d’un secrétariat
Connaissance de l’organisation de l’administration centrale du ministère de la justice et en direction - Souhaité
Connaissance de l’organisation judiciaire et des circuits législatifs - Souhaité
Savoir-faire
Expérience en secrétariat de direction
Maîtrise de l’utilisation des outils informatiques (Pack office et open office) et des nouvelles technologies (messagerie électronique, intranet, internet)
Maîtrise des applications MESSAGER/DANAE et SOLON - Souhaité
Sens de l’organisation
Capacités à travailler dans l’urgence
Sens des priorités
Organisation et rigueur
Adaptabilité et réactivité

Polyvalence
Autonomie
Très bon niveau dactylographique et très bonne orthographe
Sensibilisation à la rédaction administrative
Savoir-être
Aptitude au travail en équipe et sens des relations humaines
Discrétion
Ponctualité

L'employeur :
Descriptif du service
Le secrétariat de direction travaille à titre principal pour la directrice. Il assure également le secrétariat de l’adjointe à la directrice, de la cheffe de cabinet et de ses adjoints, ainsi que de la sous-direction de l’évaluation et du numérique, du conseiller en sécurité numérique et autres structures rattachés au cabinet de la directrice.
Composition et effectifs du service
1 responsable du secrétariat de direction et 3 agents de catégorie C