Secrétaire - COMMUNE D'AIX-EN-PROVENCE

Vous assistez l'élu délégué dans ses missions et vous effectuez les tâches courantes de secrétariat dans le respect des délais et de façon efficace.
* Effectuer des travaux de secrétariat
Vous enregistrez le courrier entrant et sortant dans Maarch et assurez la gestion du circuit des parapheurs. Vous assurez le classement et le suivi des dossiers.
Vous rédigez des courriers.
Vous planifiez et organisez les réunions avec les habitants, les CIQ, les associations, les partenaires institutionnels et les directions (ordre du jour, invitations, prise de notes, comptes rendus).
Vous gérez l'agenda de l'élu.
* Contribuer à l'animation du quartier et à la diffusion d'information sur le quartier
Vous accompagnez les associations dans l'organisation de leurs manifestations et faites le lien avec le secteur associatif.
Vous transmettez les informations sur les animations organisées dans le quartier par mail aux contacts concernés ainsi qu'au webmaster pour la mise à jour de la rubrique du quartier de Luynes.
Vous participez à l'organisation des Conseils de quartier et des réunions publiques.
Vous collaborez à la gestion des mises à disposition des salles municipales du quartier.
Vous procédez aux inscriptions pour les repas et colis de Noël, en lien avec le service intergénérationnel.
Vous assurez la gestion des colis alimentaires.
* Accueillir et renseigner les publics
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des habitants et des associations du quartier.
Vous réceptionnez les demandes et veillez à leur suivi par les services concernés.
Vous orientez les usagers vers les interlocuteurs appropriés.
En l'absence de l'agent d'accueil, vous réalisez les actes réglementaires liés à l'accueil physique.
* Prendre en charge les aspects logistiques de la mairie de quartier
Vous passez les commandes de fournitures.
Vous recensez les travaux à réaliser au sein de la mairie et des locaux associatifs, et vous veillez à leur bonne exécution.
Vous signalez les dysfonctionnements liés à l'informatique et à la téléphonie.
* Vous présentez si besoin, l'élu dans des réunions ou des évènements

Profil recherché :
Vous possédez idéalement le permis B.
Vous avez une bonne connaissance de l'environnement institutionnel, de la fonction publique territoriale et des services municipaux.
Vous connaissez le quartier des Hauts d'Aix.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, d'accueil et de communication.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles.
Vous êtes autonome, discret(e), disponible, à l'écoute et diplomate.
Vous avez un bon sens du relationnel.
Vous possédez une bonne capacité d'analyse et de synthèse.
Vous êtes réactif(ve), rigoureux(se) et organisé(e).
Vous savez prendre des initiatives et anticiper les besoins.
Vous savez gérer les priorités
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Pour les agents titulaires de la ville d'Aix-en-Provence, envoyer votre dossier de candidature à recrutement@mairie-aixenprovence.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 02/01/2027
Métier de référence
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
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PREVENTEUR
Ressources humaines

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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