Secrétaire administratif - Responsable pôle secrétariat

Le titulaire du poste a en particulier en charge les activités suivantes :
- Organiser le pôle gestion des mesures en assurant le contrôle, la supervision et le conseil technique des adjoints administratifs affectés sur le pôle : accompagnement individuel des agents, organisation de réunions de service, organisation de groupes de travail
- En MF, en lien avec les DPIP, assurer la supervision et apporter les conseils techniques aux AA du service

- Assurer la gestion et le suivi de la procédure relative à l’article 741/1 du CPP et autres convocations sortants de détention
- Assurer le suivi des personnes retenues en CRA et pour lesquelles il reste une mesure de MO
- Organiser la liaison fonctionnelle avec les greffes des différents services judiciaires, les services administratifs des différents SPIP et les greffes des établissements pénitentiaires
- Tenir les statistiques mensuelles MO et en assurer la remontée à la Cheffe d’antenne
- Organiser l’archivage départemental, en lien avec l’encadrement
- Assurer l’encadrement des agents du pôle administratif en charge des mesures en liaison avec la Cheffe d’antenne, élaborer leur planning
- Assurer la gestion RH du service secrétariat mesure en lien avec le service RH du siège départemental
- Evaluer les agents du pôle administratif en charge des mesures

Profil recherché :
Connaissances :
Outils informatiques
Connaissance des missions du SPIP et des mesures judiciaires
Savoir être :
Adaptabilité
Esprit d’initiative
Rigueur
Organisation
Savoir-faire :
Sens pratique
Qualités managériales
Sens de l'écoute
Sens du travail en équipe et du service public

L'employeur :
Le SPIP des Bouches du Rhône est composé de trois antennes : Aix-Salon de Provence, Arles-Tarascon et Marseille. L’antenne de Marseille comprend un service en milieu fermé et un service en milieu ouvert.
75 agents – agents en charge de la surveillance électronique, adjoints administratifs, secrétaires, conseillers pénitentiaires d’insertion et de probation, directeurs pénitentiaires d’insertion et de probation, œuvrent en MO où sont pris en charge en moyenne près de 4500 Personnes placées sous-main de justice.

36 agents - adjoints administratifs, conseillers pénitentiaires d’insertion et de probation, directeurs pénitentiaires d’insertion et de probation, coordonnateurs d’activité, oeuvrent en MF où sont pris en charge toutes les personnes détenues au centre pénitentiaire de Marseille, environ 1100.
Descriptif du service
Sous l’autorité de la Cheffe d’antenne et en étroite liaison avec les DPIP du Milieu ouvert et du Milieu fermé de l’antenne de Marseille, la SA est chargée de la gestion administrative des mesures de justice du MO, assure le contrôle de la légalité des saisines du service, l’organisation de la mise en état des dossiers, le circuit de diffusion en interne des dossiers et documents (du pôle administratif jusqu’au DPIP et au CPIP référent). La SA assure la supervision des agents du secrétariat MF, elle veille aux bons respects de la procédure 741/1 et autres convocations sortants de détention.
L’agent anime et coordonne l’activité des agents placés sous son autorité.
Il fait le lien avec les directeurs de l’antenne et travaille en partenariat avec les services du greffe des juridictions mandantes.