Secrétaire administratif - Magasinier.e - Direction du Patrimoine et du Développement Durable

Sous l’autorité du Chef du Service Technique, vous aurez pour mission principale d’assurer la gestion courante des stocks du service ainsi que le secrétariat administratif courant dudit service. À ce titre, vos activités principales sont les suivantes :
Réceptionner les livraisons et vérifier leur conformité avec le bon de commande, en quantité et en qualité
Mettre en rayon les fournitures et matériaux
Distribuer le matériel et assurer la traçabilité
Participer au contrôle des stocks
Accompagner l’évolution des outils et procédures de gestion

Vous aurez des activités secondaires, comme par exemple :
Rédiger, mettre en forme, saisir et diffuser les documents administratifs et assurer le suivi des dossiers
Mettre à jour et exploiter les bases de données et outils de gestion administratif
Gérer le courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité)
Organiser les agendas, réunions et rendez-vous ; préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
Classer, numériser et archiver les documents dans le respect des règles de conservation et de confidentialité
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et personnels, les informer et les orienter dans leurs démarches
Participer à la circulation de l’information au sein du service et entre les services
Appliquer les procédures et la réglementation en vigueur dans le domaine d’activité

Profil recherché :
Agents titulaires ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (entre 1600 € et 1665 € nets mensuels pour les agents contractuels en fin de carrière)
Connaissances souhaitées ou à acquérir :
Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
Connaissance des règles de communication écrite et de la réglementation de base
Bonne culture bureautique et numérique (Word, Excel, messagerie, bases de données)
Notions de gestion documentaire et d’archivage

Savoir-faire :
Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des usagers
Rédiger, mettre en forme et suivre les documents et dossiers administratifs
Organiser les agendas, réunions et échéances
Mettre à jour des outils de suivi et des bases de données
Appliquer les procédures et assurer la circulation de l’information
Savoir être :
Sens du service public et de la confidentialité
Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation
Aisance relationnelle et qualité d’écoute

L'employeur :
Avec plus de 40 000 étudiants, l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) est la plus grande université multidisciplinaire et professionnalisée d'Ile-de-France.
Créée en 1970, l'UPEC offre une gamme complète de formations (du diplôme universitaire de technologie au doctorat) et compte 15 composantes (facultés, écoles, instituts, observatoire) ainsi que 32 laboratoires de recherche couvrant presque toutes les disciplines.
L'université emploie aujourd'hui plus de 1000 personnels BIATSS et 1600 enseignants. Elle est dotée d'un budget annuel de 260 millions d’euros et est implantée sur 16 sites dans 3 départements.

Pour plus d'informations : http://www.u-pec.fr/
Descriptif du service
La Direction du Patrimoine et du Développement Durable (DPDD) de l'Université Paris Est Créteil (UPEC) met en œuvre la stratégie immobilière, d’exploitation et de valorisation du parc immobilier de l’UPEC. Elle définit et anime les processus de l’établissement dans les domaines des travaux et de la construction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l’entretien du parc immobilier.
Au sein de la DPDD, le Pôle Exploitation Maintenance organise et supervise l’ensemble des missions de maintenance et d’exploitation technique des bâtiments.
En son sein, le Service technique gère l'ensemble des besoins techniques des sites cristoliens en électricité, plomberie, chauffage/ventilation/climatisation, et aménagement intérieur. Il assure en outre le suivi des prestations de maintenance externalisées et mène des opérations de travaux courants et de maintenance.