Secrétaire administratif (H/F) - Direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) - UT2J

Mission 1 : Assistance technique et logistique pour les élections
Logistique et administrationGérer et suivre les réservations de locaux, salles, matériels, fournitures et prestations (enregistrements, restauration, etc.).
Accompagner les composantes et services dans l'organisation matérielle des élections.
Réceptionner les candidatures, tenir les bureaux de vote et organiser les opérations de dépouillement.
Contribuer au traitement et au façonnage des candidatures.
Participer à l'alimentation et à la mise à jour des bases de données électorales (ENT, tableaux, présentations).
Participer à l'archivage de la documentation électorale.
Rédiger comptes rendus et synthèses, et assurer le secrétariat des réunions.
Assister la responsable du pôle dans l'organisation des opérations électorales.

Aspects financiersGérer et suivre les commandes de matériel, fournitures et prestations.
Mission 2 : Tâches administratives liées à l'activité du pôle
Organisation des instances (environ 20 séances de conseils centraux par an)Apporter un soutien administratif aux séances : mise en forme des documents d'appui, des supports de présentation et du recueil des délibérations.
Préparer les réunions : identification des procurations, des modalités de vote particulières et des contraintes.
Mettre en place les espaces, gérer les émargements et les procurations, et dénombrer les votes.
Accueillir les membres, invités/es et rapporteurs/es, et assister aux séances.
Apporter un appui au contrôle des procès-verbaux.
Soutien à la responsable du pôle
Assurer le secrétariat des sections disciplinaires (rédaction des PV d'audition).
Assurer le secrétariat des réunions.
Mettre en forme et actualiser documents et tableaux.
Vous participerez au strict respect des délais réglementaires (publication des actes, des listes électorales, des candidatures, etc.).

Profil recherché :
Savoirs
Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.
Savoir-faire
Capacité à vous adapter aux pics d'activité.
Maîtrise des délais.
Aisance à dialoguer, qualité rédactionnelle et goût du travail en équipe.
Savoir-être
Rigueur, fiabilité et confidentialité.
Aisance relationnelle, esprit de synthèse et d'analyse.
Réactivité.

Diplôme, expérience : CAP/BEP minimum. Les candidatures de débutants/es motivés/es sont les bienvenues.
Poste de catégorie C ouvert uniquement aux agents contractuels.
CDD à temps plein de 8 mois à compter du 08/11/2026.
En rejoignant l'Université Toulouse - Jean Jaurès, vous pourrez bénéficier :
jusqu'à 60 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h55 / semaine, la possibilité de jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions ;
de la participation au remboursement des frais de transport (prise en charge employeur 75%), forfait mobilité durable ;
de l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux dispositifs d’accueil
de la petite enfance (crèche);
de l'accès aux activités artistiques, sportives et culturelles de l’université à des tarifs préférentiels ;
de la protection sociale complémentaire ;
des possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel) ;
de la restauration collective subventionnée sur le campus.

L'employeur :
L’Université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est membre fondateur de l'Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées.
Outre le campus Mirail à Toulouse, l’Université déploie ses formations sur des sites implantés dans plusieurs département de la Région Occitanie et à l’international, avec notamment des formations en Malaisie (Kuala Lumpur).
L’université accueille plus de 30 000 étudiants dans 5 UFR, 2 IUT, 7 instituts et écoles internes et 3 écoles doctorales, pour un total de 230 000 m2 de surfaces bâties.

Les Ressources Humaines de l’Université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheurs.euses et plus de 900 personnels BIATSS qui représentent une masse salariale de plus de 146 M€. Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.
Descriptif du service
La DAJI sécurise juridiquement l'activité de l'université et assure son organisation institutionnelle. Elle réunit deux pôles : affaires juridiques et affaires institutionnelles.
Le pôle Affaires institutionnelles, où vous serez affecté/e, fait fonctionner l'institution au quotidien :
travaux réglementaires et statutaires ;
organisation des élections universitaires, professionnelles et ministérielles ;
installation des conseils et suivi des mandats ;
organisation des conseils centraux et des sections disciplinaires rattachées au Conseil Académique.
Le pôle conseille et assiste la gouvernance, les composantes et les services. Vous rejoindrez une équipe de 8 personnes