Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en oeuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.

Le(la) responsable du secrétariat encadre l'assistante de direction et est garant(e) de la continuité de service du secrétariat de Direction/Communication/Direction des Affaires Economiques et Financières (DAEF)/Direction des Systèmes d'Information (DSI) :
accueil physique et téléphonique
assistant(e) de la Directrice, de la Directrice Adjointe, du Directeur des Affaires Economiques et Financière, de la Directrice des Systèmes d'Informations et de la Responsable de la Communication : gestion des agendas, réservation et installation des salles de réunion, gestion du courrier, gestion des archives, mise en forme de documents et toute autre tâche relevant de son domaine de compétence
gestion des remboursements de frais de mission
gestion des abonnements
commandes et demande d'achats
rédaction, mise en forme de documents de communication
diffusion du bulletin de la COMEDIMS
gestion des pages intranet et internet
diffusion de mails de communication
mise à jour de l'annuaire interne et suivi du dossier cartes de visites
orgnisation d'évènements de communication : édition de documents et outils, installation, accueil, rangement.
Le (la) responsable du secrétariat peut être amené(e) à assurer la permanence des activités du secrétariat.
Il (elle) assure également les missions suivantes :
gestion des gardes administratives des membres de l'équipe de direction (équilibre des présences à tout moment de l'année) et mise à jour de la valise de garde ;
gestion du dossier " Arrêtés de nomination " et actualisation des arrêtés en fonction des modifications d'organigramme local et AP ;
gestion du dossier logement pour les personnes logées par nécessité ou utilité de service ;
gestion et suivi des autorisations d'activité SAD et SEPBU en lien avec l'ARS ;
assistance à la Direction de l'AGEPS dans la gestion de sujets ponctuels nécessitant la constitution d'un dossier et/ou un suivi dans la durée.

Compétences rédactionnelles : maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographique
Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférence
Sens relationnel et de communication
Rigueur, sens de l'organisation et des responsabilités
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Capacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au poste
Dynamisme, capacité d'adaptation
Capacités d'initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compte
Respect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle