Référent scolarité – F/H

Le/la référent.e de la scolarité assure la coordination et la mise en œuvre des activités liées à la candidature, à l’admission et à l’inscription des étudiants. Il/elle veille à la bonne application des procédures et de la réglementation, accompagne les responsables de formation dans leur mise en œuvre et contribue à la qualité de l’information délivrée aux usagers.
Candidatures, admissions et inscriptions
- Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers, tenue d’une permanence téléphonique pendant la période d’inscription.
- Mise en œuvre des procédures d’inscription en FI et FC dans le respect de la réglementation (L1 à M2), sur les portails dédiés (Parcoursup, eCandidat, Études en France pour les étudiants étrangers), incluant :
- le paramétrage des plateformes de candidatures en lien avec les enseignants ;
- la gestion des réponses dans le respect des délais et des procédures internes
- le traitement des recours gracieux en coordination avec les responsables de formation, en garantissant l’analyse des demandes, la qualité de l’instruction des dossiers et le suivi des décisions.
- le suivi des dossiers « Verts » (Demande d’Admission Préalable – DAP).
- la gestion des procédures d’admission et des situations spécifiques.
- Adaptation des processus internes aux évolutions de la réglementation et à l’ouverture de nouvelles formations.
- Collaboration étroite avec les responsables de formation pour le traitement des dossiers de candidature et des demandes d’équivalence, de transferts, de baccalauréats antérieurs, de reprises d’études et de réorientations.

Accompagnement des formations et évolution des procédures
- Adaptation des processus internes aux évolutions de la réglementation et à l’ouverture de nouvelles formations.
- Accompagnement du changement auprès des responsables de formation et des responsables du recrutement.
- Participation aux différents forums, conférences et assemblées générales concernant les portails de gestion.
- Présentation des procédures, de l’évolution des inscriptions et des statistiques à la commission de la pédagogie (invité/e permanent/e) ainsi qu’au conseil d’UFR.
Information et communication
- Gestion d’une page d’information spécifique sur le site de l’UFR en lien avec le webmaster : actualisation des procédures de candidature, affichage des prérequis en master, dates limites de dépôt des dossiers et de réponse, dates de rentrée, liens vers les plateformes de candidature.
- Développement de supports d’information synthétiques à destination des usagers.
- Participation aux actions de communication : salons annuels, journées portes ouvertes (JPO).

Profil recherché :
Connaissances / Savoir
Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques et de l’environnement universitaire.
Connaissance des politiques, dispositifs et procédures relevant du champ de la scolarité, des candidatures et des admissions.
Connaissance de l’environnement et des réseaux professionnels liés à l’activité.
Connaissance des techniques d’élaboration de documents et de procédures.
Connaissance de l’ODF multidisciplinaire en LLSHS et des prérequis spécifiques aux formations de master.
Culture numérique et connaissance de l’environnement internet.
Connaissance des techniques de communication.
Notions en langue anglaise : niveau A1 à A2 du Cadre européen commun de référence pour les langues.

Savoir faire
Organiser et planifier son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes.
Mettre en œuvre et faire appliquer des procédures et des règles.
Assurer le suivi des activités et rendre compte de son activité.
Communiquer auprès d’interlocuteurs variés et faire preuve de pédagogie dans l’accompagnement au changement.
Travailler en équipe et en coordination avec différents interlocuteurs.
Utiliser les logiciels et outils spécifiques à l’activité.
Élaborer et actualiser des documents et procédures.
Mettre en œuvre une démarche qualité.
Savoir être
Sens de l’organisation et rigueur.
Aptitude au travail en équipe et à la coopération.
Qualités d’écoute et de dialogue.
Sens de l’initiative et capacité à être force de proposition.
Adaptabilité et capacité à accompagner les évolutions.
Sens du service et disponibilité.

L'employeur :
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses
5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Descriptif du service
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR LLSHS
Composition du service (effectifs) : 38
Fonction d’encadrement : Non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l’UFR LLSHS
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