Les Genêts d'Or - Secrétaire polyvalent / Secrétaire polyvalente (H/F)

Gestion comptable et administrative de l'établissement

Enregistrer les présences du mois

Préparer les factures mensuelles pour les +20 ans

Assurer le suivi des règlements d'hébergement par les familles +20 ans

Assurer le suivi et la mise à jour de l'effectif IME et EEAP en fonction des mouvements (entrées, sorties)

Préparer l'activité prévisionnelle annuelle

Gestion administrative des dossiers des jeunes accompagnés par le DIME - Référente Vivality

Dossiers des personnes accompagnées : ouverture sur Vivality, préparer et rédiger les contrats de séjour comme les avenants + assurer le suivi du calendrier des PIA des jeunes accompagnés

Gestion des + 20 ans :

o Préparer le dossier MDPH pour orientation adulte en lien avec équipe pluridisciplinaire et suivre les notifications sur VIATRAJECTOIRE
o Rédiger les contrats de séjour des - & +20 ans aux familles et organiser le rdv direction avec la famille si besoin
o Assurer le suivi des demandes d'amendements CRETON et leur renouvellement
o Adresser le courrier du dossier aide sociale, en assurer le suivi et son renouvellement

Assurer le suivi du tableau des cotations des personnes accompagnées : pathologies, déficiences, évaluations psycho et paramédicales en lien avec psycho, médecins et paramédicaux pour préparer les diverses enquêtes (anap...)

Participer à la réalisation d'enquêtes annuelles, statistiques

Assurer le suivi du droit à l'image des personnes accompagnées à chaque rentrée scolaire et à l'admission d'une personne en cours d'année et mettre à jour le tableau de suivi

Préparer et envoyer les courriers aux familles.

Cellule d'accueil et gestion de la liste d'attente
o Inscrire et mettre à jour la liste d'attente (Via trajectoires)
o Créer les dossiers personnes accompagnées sur liste d'attente
o Participer à la Cellule Accueil (prise de note, rédaction du compte-rendu)
o Suivre les inscriptions via le logiciel Via trajectoires, préparer et présenter la liste des nouvelles inscriptions lors des cellules d'accueil.
Accueil physique et téléphonique
Cette mission peut être assurée de manière ponctuelle en fonction de l'organisation du service
Poste à 0.90 etp, soit 31,5 h/semaine - Technicien qualifié CCNT 1966 + Ségur
Recrutement prévu le 2 novembre 2026 après-midi

Titulaire d'un BTS assistant-e de gestion PME/PMI ou équivalent (diplôme BAC +2 minimum)

Expérimenté-e sur un poste similaire et connaissance du secteur médico-social (enfance) appréciée

Maitrise exigée des logiciels excel & pack office

Faire preuve de polyvalence, d'adaptation, d'organisation.

Capacités à travailler en équipe.

Faire preuve de rigueur, de discrétion et de loyauté.

Posséder des qualités relationnelles et de communication.