Gestionnaire de commandes (H/F)

LES FONCTIONS et LES ACTIVITES

Suivi financier des divers contrats de maintenance non médical comme l'élimination des déchets, les gaz médicaux et suivi des factures d'énergie (gaz, électricité), d'eau, analyses d'eau.

GESTION DES BONS DE COMMANDE EN LIAISON DIRECTE OU PAR ABONNEMENT:

- Emission des bons de commande sur E MAGH2 d'entretien fonctionnel suite aux marchés et conventions, demandés par les contremaîtres des ateliers de maintenance de l'établissement ou par les adjoints techniques (entretien du matériel et outillages divers, voies et réseaux, jardin et espaces verts,
bâtiments),
- Recherche du numéro de fournisseur, si besoin faire créer un code fournisseur par la Direction des Affaires Financières avec un RIB, n° de SIRET et coordonnées administratives exactes,
- Recherche du bon compte budgétaire et code UF, pour imputation précise,
- Vérification des engagements par rapport aux marchés crées sur le logiciel et aux crédits attribués en accord avec la référente cellule exploitation-investissement,
- Vérification des devis (détail de la main-d'œuvre, descriptif quantitatif) et modification des engagements de dépenses lorsqu'il y a surestimation, réclamation des rapports d'interventions ou devis détaillés pour les réparations urgentes sur simple estimation.
- Faire valider les factures par les référents techniques concernés.

GESTION DES FACTURES :

- Téléchargement des factures CHORUS PRO de son périmètre
- Tenue des dépenses engagées de l'entretien fonctionnel et contrats, par compte budgétaire général H et annexes : B, C, D, F, G, I, J, K POUR LES COMPTES SUIVANTS :
H 615253 : ENTRETIEN MATERIEL ET MOBILIER DE BUREAU
H 615258 : ENTRETIEN AUTRES MATERIELS ET OUTILLAGES
H 615268 : ENTRETIEN SOUS CONTRAT
H 606110 : EAU, ASSAINISSEMENT ET ANALYSE D'EAU
H 606131 : GAZ NATUREL SUR RESEAU
H 606132 : CHAUFFAGE URBAIN
H 606121 : ELECTRICITE
H 62861 : DECHETS HOSPITALIERS DASRI
H 62862 : ORDURES MENAGERES DAOM
H 62868 : AUTRES DECHETS
H 6131582 : LOCATION AIR MEDICAL
- Courrier de suspension de paiement
- Suivi des mandatements,
- Réponse aux relevés de factures envoyés par les fournisseurs
- Relances régulières des factures non soldées (recherches du motif pour lequel les prestations ne sont pas exécutées en prenant contact avec les contremaîtres, adjoints techniques et entreprises concernées,
- Relances téléphoniques et courriers pour les prestations terminées mais pas facturées,
- Vérification des listings des commandes non soldées,
- Etablissement des états de restes à payer, par compte budgétaire, en fin d'année.

GAZ - ELECTRICITE - EAU :
- Vérification des tarifs et consommations en collaboration avec le référent technique concerné,
- Etablissement de tableaux récapitulatifs mensuels par compteur et par compte budgétaire,
- Rédaction de courriers divers pour litiges.

GESTION DES CONTRATS :
- Tableau de suivi de l'ensemble des contrats
- Création de tous les abonnements sur E-MAH2 relatifs aux contrats et marchés existants,
- Suivi des clauses et avenants.

PARTICULARITES DU POSTE
Technicité :
Le poste demande :
- un travail en étroite collaboration avec les différents utilisateurs du CHInA et les fournisseurs.
- une certaine autonomie : nécessaire pour organiser sa journée en fonction des tâches à réaliser et
optimiser les ressources mises à disposition,
- de la rigueur dans l'exécution des tâches qui lui sont confiées.
- la maitrise de l'outil informatique est primordiale, notamment logiciels de comptabilité et de
bureautique, dont EXCEL principalement.
Information :
- informe son responsable de tous problèmes relatifs à sa fonction et lui propose éventuellement des
solutions susceptibles d'apporter des améliorations dans son domaine d'activité
- fait circuler l'information utile aux personnes concernées (services, fournisseurs, collègues,.)