Gestionnaire au bureau des inscriptions

MISSIONS DU POSTE
- Accueil et information des usagers (étudiants, enseignants, personnels de l’université…)
- Accueil téléphonique, gestion du courrier postal et électronique
- Réception et traitement du courrier interne et externe
- Inscription administrative des étudiants
ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Contrôle des pièces justificatives originales
- Validation des pièces justificatives numérisées par les étudiants au regard des pièces justificatives originales présentées (Formulaires d’admission, Formulaire d’équivalence, Fiche de transfert « arrivée »)

- Contrôle des éléments saisis par les étudiants lors de la phase d’inscription administrative en ligne
- Saisie des inscriptions administratives dans l’application Pégase en contrôlant l’autorisation d’inscription (admission, paiement des années antérieures en règle…)
- Remise des certificats de scolarité (situation particulières, panne applications scolarité, etc)
- Remise des cartes étudiants
- Délivrance d’attestations d’inscription
- Contrôle a posteriori de la saisie des inscriptions administratives dans Pégase, notamment pour la remontée SISE
- Relance des étudiants en attente de paiement
- Gestion des demandes de transferts « départ » : vérification des dossiers des étudiants et envoi de leur dossier universitaire à l’établissement d’accueil
- Mise à jour des formulaires et notices administratives relatives aux procédures administratives du bureau
- Participation à l’écriture des procédures administratives
- Participation à la préparation et à l’organisation de la campagne d’inscription administrative (forte activité de juillet à septembre)
- Participation à la formation et à l’encadrement des vacataires (15 en juillet, 34 en septembre et 5 en octobre)
- Répondre aux demandes d’information et aux questions posées par les étudiants, notamment via l’application de messagerie « Assistance étudiants »
- Classement et archivage des différents dossiers d’inscription
- Activités diverses : participation à des projets de service, polyvalence au sein de la scolarité centrale si besoin.
Contrainte spécifique : fort accroissement d’activité en période d’inscription de juillet à décembre

Profil recherché :
COMPÉTENCES :
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université
- Connaître les règles de scolarité
- Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel,)
- Savoir travailler en équipe, informer et rendre compte
- Avoir le sens de l'accueil
- Être rigoureux et méthodique

L'employeur :
L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Quelques chiffres :
- 23 049 étudiants,
-Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français de Géopolitique

- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
- 1058 personnels enseignants et 677 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.