Gestionnaire administratif et pédagogique

· Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et enseignants)
· Aider et soutenir l’activité administrative et pédagogique dans sa globalité
· Coordonner l’harmonisation des procédures avec les responsables de formation
· Assurer le suivi du cursus pédagogique des étudiants (inscriptions pédagogiques, stage, résultats)
· Organiser les sessions d’examens et de rattrapages
· PEGASE (élaboration de PV, saisie des notes (ponctuel), préparation des jurys, édition des relevés de notes, édition de la liste de contrôle de saisie, attestations de réussite)

· Préparer les commissions pédagogiques, saisir, classer, éditer les listings, enregistrer et publier les résultats
· Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
· Suivi de la base de données enseignants/cours sur filemaker.
· Saisir les salles sur l’outil EDT SOFT
· Assurer la gestion des chargés de cours et des intervenants extérieurs OSE (invitation, suivi, saisie et validation des heures prévisionnelles et réalisées)
· Assurer la gestion des listes de diffusion étudiants et enseignants
· Coordination avec le service technique des départements, avec le service technique mutualisé de l’UFR et toutes les structures de l’université : UFR, SCUIO, cellule Apogée, service de la scolarité
· Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, chargés de cours, étudiants
· Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative
· Relations directes avec la direction du département et les responsables de diplôme, le service technique, direction avec l’UFR Arts et l’ensemble de l’université
· Fonction d’accompagnement et de conseil auprès des étudiant.e.s.

Profil recherché :
Connaissances requises pour le poste
· Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
· Travailler en équipe
· Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
· L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
· Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
· Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

· Planifier son activité
· Rechercher l'information, la vérifier et la classer
· Utiliser les techniques de classement et d'archivage
· Informer et rendre compte
· Le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines
Compétences opérationnelles
· Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
· Travailler en équipe
· Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
· Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
· Planifier son activité
· Rechercher l'information, la vérifier et la classer
· Utiliser les techniques de classement et d'archivage
· Informer et rendre compte
· Curiosité envers le monde culturel
· Comprendre l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
· Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
· Connaissance du domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines
Compétences comportementales
- Sens relationnel
- Sens de l’organisation
- Rigueur/Fiabilité

L'employeur :
L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Quelques chiffres :
- 22 049 étudiants,
-Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique

- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
- 1058 personnels enseignants et 677 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.
Descriptif du service
Affectation
UFR Arts : Secrétariat du département Master Musique et Arts écologiques