Chargé(e) d'accueil et d'information téléphonique

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
- Accueil téléphonique du public, gestion des conflits
- Information au public concernant les démarches à réaliser (1er niveau)
- Exploitation du standard téléphonique
- Assurer les astreintes (semaine et week-end)
- Gestion de la documentation (MUST...), des plannings et permanences du standard
- Gestion des télécopies, redirection
- Contrôle d’accès caméra entrée portillon cour des bureaux en dehors des heures de permanence de l’agent de sécurité
- Gestion des demandes de stationnement “visiteurs” de la préfecture en-dehors des horaires d’ouverture de l’accueil général
Vos activités secondaires :
Remplacement de l’agent d’accueil général et du gestionnaire de courrier de la préfecture notamment lors des congés annuels.
Missions Accueil Général :
- Assurer l’accueil physique des usagers de la préfecture et les orienter vers les services le cas échéant
- Fournir les informations générales sur les services de l’État en Sarthe et les modalités des procédures
- Assurer certaines tâches en matière de permis de conduire (délivrance des relevés d’informations intégraux, …)
- Préparer certains courriers de réponse aux usagers sur la base des courriers types du service (concernant les cessions de véhicule et RII principalement)
- Réceptionner les plis et colis en lien avec les services
- Gérer les demandes de stationnement « visiteurs » pour la préfecture
- Effectuer l’enregistrement des prises de RDV pour le PAN demandés par les usagers
- Venir en appui de l’équipe des médiateurs en service civique au point numérique.
Missions Courrier :
- Traitement du courrier dont le courrier réservé pour les sites Paixhans et préfecture
- Gestion des circulaires dans MAARCH : enregistrement, diffusion et archivage
- Utilisation des outils de gestion électronique des documents : MAARCH, SVE,…
- Gestion des parapheurs : enregistrement des parapheurs « entrants »
- Affranchissement du courrier sortant et gestion des colis à expédier pour les deux sites
- Gestion de la boîte pref-mail
Exercice des missions dans le respect du label « QUALI-ATE».
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le secrétariat général commun départemental est un service déconcentré qui assure l'ensemble des missions supports pour le compte de la préfecture et des directions départementales interministérielles.
Le service accueil courrier standard (SACS) assure les fonctions d’accueil physique et téléphonique ainsi que le traitement du courrier sur les sites de la préfecture et du pôle administratif Paixhans.
Composition et effectifs du service
Le service se compose de : 1 chef de bureau de catégorie A, 1 adjoint de catégorie B, 3 agents de catégorie C pour le standard, 2 agents de catégorie C à l’accueil, 3 agents de catégorie C au courrier, 1 apprentie communication interne et l’équipe de 4 volontaires en service civique.
Liaisons hiérarchiques
Le chef du service accueil courrier standard

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
- Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau pratique requis
Savoir-faire
- Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise requis
- Savoir s'organiser
niveau pratique requis
- Savoir négocier
niveau pratique à aquérir
Savoir-être
- Avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise requis
- Savoir s'adapter
niveau maîtrise requis
- Savoir accueillir
niveau maîtrise requis
Vos perspectives :Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d’évoluer vers un poste similaire au sein du SGCD, de la préfecture ou des DDI.
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans