Assistant services à la population (h/f) - COMMUNE DE PLOUMILLIAU

Agent en charge de l'accueil, service à la population, agence postale communale - gestion de l'Etat civil, des locations des salles communales, de la comptabilité de la caisse des écoles
Remplacement partiel d'un agent en retraite progressive à compter du 1er janvier 2027
Rattachement hiérarchique : Sous l'autorité territoriale, la Secrétaire Générale de Mairie
Relations fonctionnelles : contact direct avec le public, relations avec les services de l'Etat et des administrations locales.
Temps non complet : 28 heures/semaine - Travail les samedis - Repos le mercredi toute la journée et le vendredi matin
1. Accueil physique et téléphonique du public
• Accueillir le public, identifier la demande, reformuler et orienter vers les services ou personnes compétents
• Prendre des messages, gérer les appels téléphoniques, mettre en relation les correspondants et gérer le standard téléphonique
• Suivre et gérer un planning de réservation (salles, rendez-vous, réunions…)
• Gestion et traitement des mails
2. Instruction des formalités administratives et État Civil
• Réceptionner les déclarations (naissances, décès), contrôler et rédiger les actes correspondants
• Instruire et préparer les dossiers de mariage, de PACS
• Assurer la tenue administrative des registres d'état civil et rédiger les mentions
• Préparer sur le plan administratif les cérémonies commémoratives, les mariages, les PACS, les baptêmes civils, les manifestations
• Instruire d'autres formalités administratives (attestation d’accueil, débit de Boissons, attestations et autorisations diverses)
3. Gestion administrative et comptable de la caisse des écoles
• Réceptionner, traiter les dossiers d'inscription scolaires et périscolaires
• Titrer les frais de garderie et cantine
• Mandater les dépenses
Missions secondaires : gérer l'agence postale communale en binôme

Profil recherché :
Expérience en état-civil obligatoire
- Savoirs et Formations requis
• Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne d’une commune ainsi que des partenaires extérieurs
• Maîtrise des règles de rédaction et de délivrance des actes d'état civil, ainsi que du cadre réglementaire associé (nom de famille, droit des étrangers, etc.)
• Maîtrise des procédures relatives aux formalités administratives (mariage, PACS, décès ) et à la tenue des registres
Savoir-faire techniques
• Maîtrise du standard téléphonique, d'Internet, des outils de bureautique et du logiciel Berger Levrault,
• Bonne connaissance des technologies de l'information et de la communication.
• Techniques rédactionnelles administratives, de secrétariat (prise de notes, classement) et de recherche d'information
• Maîtrise des techniques de communication, d'accueil et de médiation
• Aptitude à gérer la polyvalence, à prioriser les tâches et à respecter rigoureusement les délais réglementaires .
Savoir-être (Qualités requises)
• Sens aigu du service public : Respect strict de la déontologie et de la discrétion professionnelle
• Aisance relationnelle : Excellente capacité d'écoute, de compréhension, de reformulation
• Organisation et rigueur : Sens de l'organisation, réactivité, faculté d'adaptation et bon sens
Qui sommes-nous ?
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
En savoir plus sur l'employeur
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Pour tout renseignement complémentaire contacter Sandrine L'HERVÉ : sandrine.lherve@ploumilliau.bzh au 0296353853 ou Anne Sophie CRÉPIEUX : annesophie.crepieux@ploumilliau.bzh au 0296353852
Candidature : CV, lettre de motivation, dernière situation administrative, les 3 derniers comptes rendus annuels d'entretien professionnel
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Conditions particulières d’exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
Fondement juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Statut du poste
Vacant à partir du 01/01/2027
Métier de référence
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
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Conseiller retraite
Relation à l'usager

L'employeur :
La commune est la plus petite collectivité territoriale de France, et la plus répandue sur le territoire. C’est une entité juridique dotée d’une personnalité morale et d’une autonomie administrative selon le principe constitutionnel que l’on appelle la libre administration des collectivités. Cette autonomie permet à chaque commune, quelle que soit sa taille, d’adapter son action aux besoins de son territoire.
La commune est administrée par le Maire. Il est l’autorité territoriale, gère le budget, est l’employeur du personnel communal et définit la politique à suivre avec les élus du conseil municipal. Il est également agent de l’État pour les fonctions d’état civil, d’ordre public, d’organisation des élections et de délivrance de titres réglementaires.

Les communes bénéficient d’une compétence générale pour gérer toute affaire d’intérêt communal. Ainsi, les compétences d’une commune sont nombreuses et très concrètes. Elle gère l’état civil (naissances, mariages, décès), la voirie communale, l’entretien des écoles maternelles et élémentaires et des bâtiments publics, la propreté, les espaces verts, les équipements sportifs et culturels, l’urbanisme et la maîtrise des sols, l’aménagement urbain, l’action sociale via le centre communal d’action sociale (CCAS), les transports scolaires, la police municipale, l’organisation de l’accueil du jeune enfant. Suivant la taille de la commune et son budget, celle-ci va gérer plus ou moins de missions. Chaque commune reste libre de renforcer tel ou tel domaine en fonction des orientations définies par les élus et des besoins des habitants.
Cette diversité ouvre un large éventail de carrières : métiers de proximité, ingénierie territoriale, environnement, numérique, social, culture, urbanisme, éducation, sport, santé, animation, sécurité… Travailler dans une commune, c’est choisir un cadre professionnel où l’impact de son action est directement visible dans la vie quotidienne des habitants. C’est un environnement où la polyvalence, la capacité d’innovation et le sens du service sont valorisés. Que l’on contribue à accueillir les familles, entretenir les écoles, aménager l’espace public, développer la vie culturelle ou accompagner les transitions environnementales, chaque mission participe directement à la qualité de vie du territoire et au dynamisme de la collectivité.
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