ASSISTANT(E) DE DIRECTION

En qualité d’assistant(e) de direction, vous avez un rôle majeur et indispensable au bon fonctionnement de la structure. Responsable de l’organisation quotidienne du travail de l’équipe, vous contribuez au bon déroulement des activités de la structure. Vous pouvez également être mobilisé(e) en appui des autres structures de la direction.
Vos activités quotidiennes sont variées :
- En tant qu’acteur clé de de la circulation de l’information, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la structure. Vous faites le lien avec les autres secrétariats de la structure et avec les secrétariats des cabinets ministériels. Vous gérez également le courrier, les parapheurs, la transmission des textes réglementaires et les archives de la structure, préparez les dossiers nécessaires à la tenue des réunions et tenez à jour les annuaires et messageries fonctionnelles.

- Levier essentiel de l’animation de l’équipe, vous contribuez au fonctionnement du collectif de travail avec un souci d’anticipation et de préparation des réunions. Vous mettez en œuvre la communication interne et participez à l’organisation des séminaires de la structure.
- Votre sens de l’organisation vous permet de gérer les agendas électroniques et les réunions en présentiel ou en distanciel, de préparer les dossiers et de rédiger les comptes rendus de réunions.
- Vous mettez en forme des documents complexes (notes pour la direction ou le cabinet, rapports d’activité), qui nécessitent rigueur et respect des échéances. Par ailleurs, vous assurez la veille documentaire relative à l’activité de la structure.
- Votre maîtrise des outils numériques vous permet d’aider à la réalisation de tableaux de suivi et de synthèse ou de proposer des actions de transformation numérique.
- Vous assurez le suivi rigoureux des opérations logistiques (fournitures,abonnements,déplacements,plannings congés,installation des nouveaux collègues). Enfin, vous assurez le suivi du budget du bureau/SD/Service.
Au-delà de ces activités, vous pouvez vous voir confier l’étude et la gestion de certains dossiers en propre en lien avec l’activité de la structure.
Vos principaux interlocuteurs :
- L'ensemble des agents et des encadrants de la structure
- Les chefs de cabinet des directions d’administration centrale
- Les secrétariats des autres directions et des cabinets ministériels
- Les services déconcentrés et les opérateurs
Pourquoi nous rejoindre ?
• Des missions riches et diversifiées
• Une structure dynamique, innovante, s’appuyant sur des compétences et des profils diversifiés
• La possibilité d’être force de proposition et de contribuer aux évolutions des pratiques ou des procédures
• Un accompagnement par un mentor et des formations pour acquérir les compétences nécessaires au poste
• Des perspectives d’évolution professionnelle sur d’autres missions au sein de l'AC

Profil recherché :
Si vous êtes à la recherche d’un poste polyvalent, si vous aimez jongler entre plusieurs activités au cours d’une même journée et si vous aimez travailler en collaboration avec des équipes, ce poste est fait pour vous !
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique et rigoureux(se), capable de s’adapter rapidement aux priorités et aux urgences dans un environnement où chacun contribue à l’avancement des sujets.
Pour mener à bien vos missions, vous avez une grande capacité à savoir communiquer de manière hiérarchique ou transversale.

Vos atouts :
• Organisation et esprit de synthèse
• Sens du relationnel, capacité d’écoute et bienveillance
• Haute confidentialité et extrême discrétion
• Aptitude à rendre compte et à travailler en équipe
• Facilité à gérer plusieurs sujets simultanément
• Excellente maîtrise des outils bureautique (suite Office, outil de visio-conférence)
• Capacité d’initiative pour organiser un agenda complexe et souvent mouvant
• Avoir une appétence à la production d’indicateurs et de tableaux de bord
Si vous vous reconnaissez dans ce profil, rejoignez-nous !

L'employeur :
L’administration centrale des ministères de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Espace, et des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative est une administration de pilotage et d’expertise au service de ces 3 ministères, qui préparent et mettent en œuvre la politique du Gouvernement notamment dans les domaines de la jeunesse au sein et en dehors du milieu scolaire, de l’accès de chacun aux savoirs et du développement de l’enseignement préélémentaire, élémentaire, secondaire et supérieur, de la vie associative et sportive et de la recherche.

Nous sommes 3 800 femmes et hommes engagés sur des métiers qui ont du sens, pour des politiques publiques aux nombreuses synergies, et dans des domaines variés :
Direction et pilotage des politiques publiques ;
Ressources Humaines ;
Budget et Finances ;
Affaires Juridiques ;
Numérique, informatique et systèmes d’information ;
Assistanat ;
Relations Européennes et Internationales ;
Audit et prospective ;
Accueil et relation aux usagers ;
Logistique ;
Achats ;
Statistiques.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre organisation, vous pouvez consulter directement l’organigramme.
Nos valeurs
Œuvrer pour bâtir l’avenir du pays est notre moteur. Nous portons des valeurs fortes qui s’inscrivent dans notre action au quotidien :
L’engagement, en faveur de l’égalité des chances, de l’accès aux savoirs, de la recherche, des sports, notamment, pour construire une société meilleure ;
La responsabilité : celle que nous avons vis-à-vis de nos enfants, nos jeunes pour réduire notre impact environnemental ;
La transmission, « faire grandir » pour que les jeunes générations reçoivent un héritage riche qui les feront s’épanouir ;
L’esprit d’équipe, c’est-à-dire un esprit ouvert et collaboratif, où l’entraide et le partage nous portent dans nos missions.
Exemples de projets sur lesquels vous pourriez être amenés à travailler
Participation à la politique de prévention et de lutte contre les violences et le harcèlement, en faveur d’un climat scolaire apaisé, et au service de la sécurité et du bien-être des élèves ;
Développement de la plateforme « Mon Master » : la plateforme nationale des masters : mise en place depuis maintenant deux ans, c’est l’outil de candidature de 200 000 étudiants pour l’accès en première année de Master ;
Sport et développement durable : contribution à la conception, l’accompagnement et l’évaluation de la politique ministérielle en faveur du sport et du développement durable, en y intégrant les dimensions relatives à la transition écologique, aux mobilités durables et aux sports de nature ;
Poursuite et intensification des engagements en faveur de l’égalité professionnelle femmes-hommes en déclinant la mise en œuvre des actions et mesures prévues au titre du plan d’actions égalité professionnelle, en assurant l’impulsion et le suivi de ces actions, et en proposant des actions ou évolutions à la suite des enseignements tirés de différentes études.
Nous recrutons
Des fonctionnaires, titulaires d’un concours ;
Des agents contractuels, en contrat à durée déterminée ou contrat à durée indéterminée ;
Des apprentis ;
Des stagiaires.
Liens vers nos sites
Ministère de l’Éducation nationale
Ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative
Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Espace
Descriptif du service
La sous-direction du pilotage et du dialogue de gestion assure la préparation, la mise en œuvre et le suivi d’exécution du budget du programme 214. A ce titre, elle définit en liaison avec les structures d’administration centrale, les budgets opérationnels académiques et centraux, est chargée de la répartition des moyens et du suivi de leur exécution.
Elle définit la politique patrimoniale et ministérielle et la met en œuvre, représente le ministère dans les instances interministérielles chargées de promouvoir la politique immobilière de l’Etat, met en œuvre les instruments d’une politique novatrice en matière de gestion du patrimoine, gère les crédits concourant à l’acquisition, à la construction et à la rénovation des immeubles des services déconcentrés.
Elle pilote l’élaboration des schémas pluriannuels de stratégie immobilière des services centraux et déconcentrés, suit les dispositifs contractuels en matière de constructions scolaires à la charge de l’Etat et programme les crédits y afférant.
Elle propose et formalise la stratégie de transition écologique en relation avec les services interministériels concernés.
La sous-direction comprend :
- le bureau du budget, du dialogue et du contrôle de gestion
- le bureau des emplois et de la performance
- le bureau de la stratégie immobilière des services déconcentrés
- la mission transition écologique
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