Agent d'accueil et de communication H/F

RESPONSABILITÉS :

1 Accueil physique des visiteurs et intervenants
- Accueillir toute personne se présentant à l'entrée de l'établissement avec courtoisie et professionnalisme
- Identifier les visiteurs, vérifier l'objet de leur visite et les orienter vers les personnes ou services concernés
- Gérer le registre des entrées et sorties et veiller au respect des règles de sécurité intérieure
- Accompagner les familles lors de premières visites et leur remettre les documents d'accueil
- Signaler immédiatement à la direction ou à l'équipe soignante tout comportement ou situation inhabituels
2 Accueil et gestion des résidents présentant des troubles psychiatriques
- Adopter une posture calme, non réactive et contenante face aux comportements agités, désinhibés ou anxieux
- Appliquer les protocoles définis par l'équipe soignante en cas de crise ou de comportement perturbateur à l'accueil
- Ne pas entrer dans des relations de confrontation ou d'argumentation avec un résident en état de désorganisation
- Alerter sans délai l'équipe soignante dès qu'un résident se trouve en difficulté dans l'espace d'accueil
- Contribuer à la sécurité des sorties en veillant aux résidents susceptibles de fuguer ou de déambuler
3 Accueil téléphonique
- Réceptionner et filtrer l'ensemble des appels entrants de l'établissement
- Transmettre les appels aux bons interlocuteurs ou prendre les messages avec précision
- Apporter des réponses de premier niveau aux demandes d'information générales
- Assurer un accueil téléphonique chaleureux et professionnel en toutes circonstances
4 Tâches administratives liées à l'accueil
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis destinés à l'établissement et aux résidents
- Gérer les badges visiteurs, les clés et les accès confiés aux intervenants extérieurs
- Mettre à jour les registres et tableaux de bord liés à l'activité d'accueil
- Assurer la transmission écrite des informations importantes entre équipes
5 Participation à la vie institutionnelle
- Contribuer à la démarche qualité et à l'amélioration continue de l'accueil
- Participer aux réunions d'équipe ou institutionnelles selon les convocations
- Informer proactivement la direction de tout dysfonctionnement ou besoin identifié
- Être ambassadeur(rice) des valeurs de l'établissement auprès de tous les interlocuteurs

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, messagerie, tableur)
- Utilisation du logiciel de gestion de l'établissement (formation assurée en interne si besoin)
- Bonne expression écrite et orale en français
- Connaissance et respect du secret professionnel et des règles de confidentialité
Connaissance du public psychiatrique - compétence spécifique requise
- Connaissance des principaux troubles psychiatriques rencontrés en EHPAD : démences sévères, troubles du comportement, états anxieux, syndromes confusionnels, pathologies psychotiques stabilisées
- Capacité à reconnaître les signes précurseurs d'une crise ou d'une décompensation comportementale
- Maîtrise des attitudes adaptées : ton calme, posture ouverte, distance de sécurité, absence de confrontation directe
- Connaissance des conduites à tenir et des procédures d'alerte spécifiques au public psychiatrique
- Capacité à préserver un environnement d'accueil serein pour l'ensemble des usagers malgré les situations complexes
- Une expérience préalable en structure médico-sociale, psychiatrique ou gérontopsychiatrique est fortement souhaitée
Compétences relationnelles et comportementales
- Sens de l'accueil, de l'écoute active et de la bienveillance
- Patience et adaptabilité face à des interlocuteurs variés (résidents, familles en difficulté, urgences)
- Discrétion absolue sur les situations des résidents et sur la vie interne de l'établissement
- Capacité à gérer simultanément plusieurs sollicitations en maintenant son calme
- Sens de l'initiative et de l'anticipation dans l'organisation de son poste
- Présentation soignée et attitude professionnelle en toutes circonstances
- Capacité à prendre du recul et à ne pas personnaliser les comportements liés aux troubles