Adjoint au chef du bureau des prestations de services (H/F)

Le bureau des prestations de service est chargé d’assurer des prestations pour l’administration centrale et les cabinets ministériels.
Le bureau s’articule autour de 3 sections, de 2 chargées de mission ( marchés publics et budget). il comprend 18 personnes (7 cat.A - 9 B - 2 C).
L' adjoint(e) au chef de bureau pilote, avec le chef de bureau, les 3 sections et les 2 chargées de mission dans leurs activités et la gestion de leurs ressources humaines. Ce co-pilotage comprend à la fois des activités partagées avec le chef de bureau et des activités propres, dont les périmètres seront évolutifs, parmi les activités suivantes :

- organiser en lien avec les chefs de section, ou coordonner avec d’autres bureaux prescripteurs, les réponses
aux demandes des utilisateurs de nos prestations ;
- superviser et participer à la rédaction des cahiers des charges et à l’analyse des offres des marchés du bureau en lien avec le chargé de mission « marchés » et la SDADD ;
- contrôler et viser les demandes d’achat des 3 sections ;
- superviser l’élaboration du budget du bureau et à son suivi en lien avec le chargé de mission « budget » et BBS;
- superviser la synthèse des travaux du bureau (bilans annuels, réunions annuelles avec les prestataires, fiches de suivi d’exécution, plans de prévention, enquêtes administratives, statistiques…).
Il (elle) :
-participe avec les autres bureaux à la définition de l’offre de service.
-représente le bureau lors de réunions institutionnelles ou de réunions sur des thématiques spécifiques (organisation logistique, achats, budget).
Les prestations recouvertes sont :
1) des prestations logistiques :
nettoyage des différents sites; habillement de certaines catégories de personnels; location et entretien du linge et de vêtements professionnels; entretien des espaces verts ; fourniture de décoration florale ; maintenance des équipements de cuisines des cabinets ministériels; fournitures de bureaux; fourniture de papier; prestations de collecte et de traitement des déchets ; organisation de prestations de manutention et de déménagement ; aménagement en mobiliers.
2) des prestations de service:
traduction et interprétariat en langues étrangères; langue française des signes; langue parlée complétée; transcription simultanée de la parole; sténotypie; intérim des cuisines des cabinets ; la prise en charge des frais de représentation.
3) des prestations de bouches:
prestations traiteur des directions et des cabinets ; produits frais, boissons, café et épicerie des cuisines des cabinets.

Profil recherché :
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Connaissances :
Management d'équipe E
Conduite de projet M
Processus budgétaire et comptable M
Procédure des marchés publics et achats M
Maitrise des outils informatiques M
Connaissance des domaines d'intervention M
Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes
Capacité d'adaptation ***
Initiative***
Autonomie***
Rigueur***
Savoir-faire :
Animer une équipe E
Expression écrite E
Expression orale E
Négocier avec des prestataires E
Dialoguer avec des structures de l'administration E

L'employeur :
Missions du service.
Au sein de la DFAS, le service des patrimoines est chargé :
1/ d'élaborer et mettre en œuvre la politique de fonctionnement courant (gestion des équipements et des besoins en prestations diverses) et d'en assurer la gestion budgétaire ;
2/ de piloter la politique immobilière des ministères, d'en assurer la gestion budgétaire, et, pour ce qui concerne l'administration centrale, de conduire les opérations d'implantation, de travaux et de maintenance ;
3/ de conduire la politique documentaire et d'organiser la politique d'archivage ;
4/ de gérer les intendances, l'accueil et la sécurité des sites centraux ainsi que de participer à la maîtrise des risques opérationnels sous l'autorité du haut fonctionnaire de défense et de sécurité.
Il remplit ses missions dans le cadre d 'objectifs de qualité, de service et d'efficience économique, et également de responsabilités sociale et environnementale.

Descriptif du service
Le service est composé de 8 bureaux.
La cheffe de service est assistée de 3 adjoints, chacun responsable de pôle :
- Fonctionnement courant constitué de 3 bureaux : budget des services, prestations des services et intendances. L'adjoint est par ailleurs haut fonctionnaire à la sécurité routière et référent ministériel des mobilités.
- Politique immobilière constitué de 2 bureaux : stratégie immobilière et travaux et exploitation.
- Gestion des connaissances et des synthèses constitué de 2 bureaux : politique documentaire et archives
Le bureau de l'accueil et de la sécurité lui est directement rattaché.