ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETAIRE (DE DIRECTION) - MA BLOIS (H/F)

Placé sous l'autorité de la Direction de l’établissement, l’adjoint administratif peut exercer toute une série de métiers bureautiques dans les domaines variés. Il est chargé dans le champ de compétence de son service, de gestion administrative d’exécution, gestion des ressources humaines, comptabilité, logistique. Il peut aussi assurer des missions d’accueil et de secrétariat.
Sous l’autorité du chef d’établissement de la maison d’arrêt de Blois, les missions principales du secrétariat de direction :

- Gestion du courrier (enregistrement courrier « départ » / « arrivée »),
- Accueil physique et téléphonique,
- Mise en forme de courriers et de notes de service de la direction,
- Prise de notes et élaboration des comptes rendus
- Traitement des autorisations d’accès à l’établissement,
- Constitution des dossiers d’habilitation et élaboration des décisions portant délégation de signature,
- Organisation du conseil d’évaluation et des cérémonies institutionnelles,
- Gestion des astreintes et des permanences,
- Prise de rendez-vous « parloirs »
- Elaboration et suivi des permis de visite,
- Classement et archivage de dossiers,
- Assurer l’intérim du service des ressources humaines lors des périodes d’absence,
- Divers.
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet
Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) : oui

Profil recherché :
Connaissances
Techniques de communication écrite et orale
Techniques de secrétariat bureautique
Très bonne maîtrise des logiciels informatiques (traitement de texte, tableur, power point, …,)
Savoir-faire
Savoir organiser et gérer son activité
Savoir définir les priorités
Savoir travailler dans l’urgence
Saisir et mettre en forme des documents
Savoir rendre compte
Savoir-être
Respecter la confidentialité
Faire preuve de rigueur
Sens relationnel
Avoir l’esprit d’équipe
Accueillante au téléphone
Aider les autres services en cas de besoin

Être autonome
Expériences professionnelles antérieures souhaitées : souhaitées

L'employeur :
L’administration pénitentiaire (DGAP), sous l'autorité du Garde des sceaux, Ministre de la Justice, participe à l'exécution des décisions pénales. Elle contribue à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique, dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.
Elle est l’une des cinq directions du ministère de la Justice.

Avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, et des partenaires associatifs, elle assure le service public pénitentiaire.
L’administration pénitentiaire emploie près de 45 000 agents. Outre l’administration centrale, 188 établissements pénitentiaires et 103 services pénitentiaires d’insertion et de probation constituent ses services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales, dont la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Dijon. (DISP)
La DISP de Dijon prend en charge, avec ses 3200 agents, plus de 4500 personnes détenues en milieu fermé (établissement pénitentiaire) et plus de 17 000 personnes en milieu ouvert (les services pénitentiaires d’insertion et de probation, SPIP).
La DISP administre 19 établissements pénitentiaires et 12 services pénitentiaires d'insertion et de probation, sur le ressort de deux régions administratives : Bourgogne-Franche-Comté et Centre-Val de Loire.
La résidence d’affectation est la maison d’arrêt de Blois.
Descriptif du service
Sous l’autorité du Chef d’établissement et l’Adjoint au chef d’établissement, la secrétaire de Direction est en charge des différentes missions afférentes au secrétariat, tenue de l’agenda de la Direction. Elle fait l’interface entre la Direction et les autorités judiciaires, administratives et préfectorales. Elle élabore les astreintes de Direction et les permanences des officiers pour diffusion auprès des autorités. Elle travaille en collaboration avec différents services de la maison d’arrêt de Blois et en binôme avec la personne en charge du service des ressources humaines.
Composition et effectifs du service : 2 agents (1 secrétaire de Direction et 1 secrétaire au service des ressources humaines) qui travaillent en binôme
Votre hiérarchie : Le Chef d’établissement et l’Adjoint au chef d’établissement
Vos interlocuteurs métiers : La Direction interrégionale des services pénitentiaires de Dijon
RIFSEEP Groupe 2