Université Lyon 1 - Gestionnaire de scolarité (H/F)

Sous l'autorité hiérarchique de la cheffe de service et de son adjointe, vous assurez un rôle polyvalent essentiel au bon fonctionnement du service de scolarité.
À ce titre, vos principales missions sont les suivantes :
Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, avec bienveillance et professionnalisme.
Gérer les inscriptions administratives et pédagogiques, dans le respect du calendrier et des procédures.
Vérifier les saisies de notes des examens terminaux avant leur importation dans le logiciel APOGEE.
Préparer les délibérations, effectuer les modifications nécessaires et en assurer le suivi.
Éditer et délivrer les attestations de réussite et les relevés de notes aux étudiants.
Enregistrer les absences et veiller à la bonne tenue des données associées.
Traiter les demandes d'annulation d'inscription et de remboursement, dans le respect des règles en vigueur.

Profil recherché :
Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à travailler aussi bien en autonomie qu'en équipe. Vous savez faire preuve de réactivité, notamment lors des périodes de forte activité, et vous avez le goût du service aux usagers.
Compétences attendues :
Vous êtes à l’aise pour rendre compte de votre activité à votre hiérarchie.
Vous savez accueillir les usagers, prendre des messages, et rédiger des comptes rendus clairs.
Vous êtes disponible et savez vous adapter aux pics d’activité.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel...).

Connaissances requises :
Vous disposez (ou êtes prêt à acquérir rapidement) des connaissances sur :
les procédures de gestion de la scolarité,
le système éducatif et la réglementation applicable en matière de formation,
le fonctionnement du logiciel APOGEE,
l’organisation de l’université et ses circuits de décision,
les techniques d’accueil physique et téléphonique.
Savoir-être :
Vous faites preuve d’un excellent relationnel et d’une écoute active.
Vous respectez la confidentialité des données et des échanges.
Vous êtes rigoureux, réactif et organisé.

L'employeur :
L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants/étudiantes et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.
Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.

L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe.
En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
Vous serez affecté au service de la scolarité des licences STS de la Direction de la Formation.
Ce service est composé de 15 personnels : 1 responsable, 1 adjoint au responsable et 13 gestionnaires. Il est en charge de la gestion administrative de la scolarité de 7500 étudiants répartis dans 3 portails (Sciences de la Vie et de la Terre – Mathématiques-Informatique – Physique Chimie, Sciences de l’Ingénieur) du recrutement des candidats jusqu’à la délivrance du diplôme.