Un poste de Secrétaire Pédagogique (H/F) à temps plein est à pourvoir à l'Institut de Formation

Missions générales
Accueil téléphonique et physique ; personne relais en matière de communication entre tous les acteurs de la vie de l’Institut (étudiants, formateurs, direction, vacataires, extérieurs), gestion du système du contrôle d’accès à l’Institut
Mise en forme, saisie et diffusion interne et externe de divers documents (courriers, convocations, conventions, dossiers, statistiques diverses…)
Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système d’information et implication dans la réalisation et le suivi du site internet de l’IFSI (mise à jour)
Gestion du courrier, photocopies, classement, réorientation, archivage.
Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons
Implication dans la démarche qualité : établissement et actualisation de procédures, protocoles, instructions spécifiques à l’Institut.
Préparation et organisation des épreuves de sélection spécifiques, et gestion de la procédure Parcoursup
Organisation des commissions d’attribution des crédits, des différents conseils et instances : préparation des documents, élaboration des procès-verbaux.
Participation à la gestion et au suivi des groupes de formation continue de l’Institut

Par répartition de promotion (1ère, 2ème et 3ème Année en soins infirmiers, aides-soignants et cadres de santé) :
Préparation des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et vérification de la mise à jour, suivie de la conformité des dossiers des apprenants. Vérification des dossiers avant les jurys de diplomation ;
Saisie des absences des apprenants et déclaration aux financeurs (Employeurs, OPCO, Pôle emploi, Conseil Régional,…) sous forme papier (imprimés divers, attestations…) ou site web.
Constitution des dossiers de rémunération Région pour les élèves aides-soignants sur site externe (DEFI)
Saisie des interventions réalisées par les formateurs occasionnels en lien avec l’adjoint des cadres pour leur rémunération
Suivi administratif des stages étudiants, préparation et suivi des conventions de stage
Suivi administratif relatif au paiement des indemnités de stages infirmiers et remboursement des frais de déplacement en lien avec l’adjoint des cadres, la DRH.
Préparation administrative des épreuves d’évaluation écrites des apprenants et collaboration avec l’Université pour les épreuves universitaires.
Participation aux aménagements de formation et examens pour les apprenants en situation de handicap

Profil recherché :
Savoir requis :
Maîtrise des logiciels de bureautique (word, excel, powerpoint, outlook)
Nécessité d’apprentissage de l’utilisation des programmes spécifiques (BL Formation /Winifsi/Winhebdo, Parcoursup, plateforme numérique Théia,…)
Savoir-faire et compétences relationnelles requis :
Ordre, méthode, rigueur et capacité d’autonomie
Discrétion
Bon contact relationnel
Capacité de travail en équipe

L'employeur :
EPSM de l'Agglomération Lilloise
Descriptif du service
L’Institut de Formation Georges Daumezon propose :
La formation infirmière en formation initiale et en formation professionnelle (capacité autorisée 2026 : 100 en 1ère année)
La formation d’aide-soignant en formation initiale, en formation professionnelle ou par la voie de l’apprentissage (capacité autorisée 2026 : 45)
La formation de cadre de santé en formation professionnelle (capacité autorisée 2026 : 20)
Diverses formations continues (AFGSU pour l’EPSMal, PSSM, tutorat infirmier…)

L’institut est également autorisé à dispenser la formation d’auxiliaire de puériculture par la voie de l’apprentissage en partenariat avec le Lycée Camille De Lellis de Lambersart (formation non mise en place actuellement).
La direction des deux Instituts de formation de la Direction commune – EPSM LM, EPSM-AL et EPSM Val de Lys Artois – est assurée par Monsieur Cédric BACHELLEZ, Directeur des Soins, Coordinateur des Instituts.
L’équipe pédagogique est composée de 2 cadres supérieurs de santé et de 18 cadres de santé formateurs :
La responsabilité pédagogique de l’IFSI-IFAS est assurée par Madame Alexandra RUNZE, FF Cadre supérieur de santé.
La responsabilité pédagogique de l’IFCS est assurée par Madame Isabelle BARTE, Cadre supérieur de santé.
L’équipe administrative est composée d’un adjoint des cadres et de 3 secrétaires.