Secrétariat particulier du préfet de région Hauts-de-France, préfet du Nord

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Gestion des agendas, avec autonomie et discernement :
- demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes
- demandes de rendez-vous privés
- participation à la réunion hebdomadaire avec les membres du corps préfectoral du département chaque lundi
- participation aux réunions des membres du corps préfectoral lillois, 3 fois par semaine
- suivi de la mise à jour du tableau des commandes des dossiers pour les audiences
- saisir et mise à jour dans le logiciel OBM, le tableau audiences et déplacements
- organisation de réunions périodiques avec le conseil régional, les directeurs régionaux, les directeurs départementaux, le président du conseil départemental, le président de la MEL
Établissement du programme hebdomadaire des réceptions :
- établissement des notes de commande des repas
- plans de table, menus, étiquettes de table
Établissement du programme hebdomadaire des déplacements :
- préparation du programme des chauffeurs, gestion des modifications de dernière heure
- réservation des déplacements en train et réservation de nuitée d’hôtel puis établissements et suivi des bons de commandes, établissement des fiches de remboursement des frais de déplacements
Gestion des appels :
- filtrage des communications
- redirection sur les interlocuteurs adéquats
- appels internes ou externes sur demande des autorités
Messagerie :
- gestion en fonction de l’urgence des demandes
- invitations à des réunions, déjeuners et réceptions : transmission aux autorités pour décision et réponses
- diffusion des informations reçues aux membres du corps préfectoral
Divers :
- dossiers : ajouts de dernière minute
- mise à jour du tableau des congés des membres du corps préfectoral
- accueil des invités (installation et café)
- achats de fleurs, cadeaux de départs
- suivi des évaluations des membres du corps préfectoral
- suppléance des secrétariats des membres du corps préfectoral : mise en forme de documents, impression pour signature et envoi ou impression pour constitution des dossiers pour les audiences et les réunions
Votre environnement professionnel :
Activités du service :
Les missions du cabinet : relations avec les élus, élections, sécurité intérieure, décorations, affaires réservées, communication interministérielle, visites officielles / protocole / cérémonie, garage
Composition et effectifs du service :
2 agents au secrétariat particulier du préfet et 2 au secrétariat du directeur de cabinet, 4 bureaux et le garage, les secrétariats, soit 80 agents au cabinet du préfet
Liaisons hiérarchiques :
Le préfet
Liaisons fonctionnelles :
Le préfet, le directeur de cabinet, le directeur adjoint de cabinet et le personnel de la résidence de M. le préfet, élus, cabinets ministériels, directions régionales et départementales

Profil recherché :
Connaissances techniques :
- Connaître l'environnement professionnel : Niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences en informatique - bureautique : Niveau maîtrise requis
Savoir-faire :
- Savoir s'organiser : Niveau maîtrise requis
- Savoir travailler en équipe : Niveau maîtrise requis
- Savoir analyser : Niveau maîtrise requis
- Savoir rédiger : Niveau pratique requis
- Avoir l'esprit de synthèse : Niveau pratique requis
Savoir être :
- Avoir le sens des relations humaines : Niveau maîtrise requis
- Savoir s'adapter : Niveau maîtrise requis
- Savoir s’exprimer oralement : Niveau maîtrise requis
- Savoir communiquer : Niveau maîtrise requis
- Savoir accueillir : Niveau maîtrise requis
À propos de l'offre
Informations complémentaires
Affectation administrative :
Préfecture de région, 2 rue Jacquemars Giélée – 59039 LILLE CEDEX
Vos perspectives :
La grande ouverture de ce poste et les compétences relationnelles acquises permettent d’évoluer vers tous types de métiers.
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :
Assistante de direction - FP2ADM04
Qui contacter ? :
M. le Directeur de cabinet - 03 20 30 52 69
Liste des pièces requises pour déposer une candidature
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
Conditions particulières d’exercice
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Amplitude horaire : de 8 h 30 à 19 h 00, en brigade et permanence ponctuelle en fonction des événements.
Place de stationnement.
Les avantages :
- Restaurant administratif sur place
- Forfait mobilité durable
- Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75%
- Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare
- Position centrale en plein cœur de la ville de Lille
- Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche
- Participation à la complémentaire santé
- Accès à un large de choix de formations
- Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit
Fondement juridique
2° de l'article L331-2
(Anciennement 2° de l'article 4)
Statut du poste
Vacant à partir du 11/12/2026
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
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