Secrétariat de l'encadrement - représentation de l'Etat - accompagnement des usagers

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Au titre de la mission « secrétariat »
- gestion de l’agenda du sous préfet, du protocole et de la communication externe
- travaux de secrétariat (rédaction de courriers, réponses aux invitations, téléphone, préparation et centralisation des dossiers du jour, …)
- préparation et exécution du budget de la sous préfecture.
Au titre de la mission « représentation de l’Etat »
- traitement des dossiers relatifs aux mandats locaux et suivi du fichier des municipalités
- gestion des commissions de contrôle des listes électorales
- organisation de la cérémonie d’accueil dans la nationalité française
- suivi des dossiers de décoration (Légion d’Honneur, Ordre National du Mérite)
Au titre de la mission « accompagnement des usagers » :
- accueil, qualification de la demande, renseignement et orientation des usagers de l’Espace France Services.
Vos activités secondaires :
Contribue au respect des engagements de service du référentiel QUAL-E-ATE
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Les services administratifs de la sous-préfecture sont composés d'un pôle "sécurité et réglementation générale" et d'un pôle "politiques publiques et collectivités".
Le pôle "sécurité et réglementation générale" est chargé de l'accueil du public (physique et téléphonique), du service du courrier de la sous-préfecture, de la réglementation générale (associations, manifestations sportives, dérogations funéraires, débits de boissons, ...), des établissements recevant du public, de la mise en œuvre des expulsions domiciliaires, du secrétariat de la CCAPEX, de la prévention de la délinquance et de la mission sécurité, notamment la gestion des grands événements.
Le pôle "politiques publiques et collectivités territoriales" est chargé du conseil aux collectivités, de la gestion des dotations DETR, DSIL, Fonds Vert, du FCTVA et du suivi des dossiers de subventions (contrat de projets, FNADT, et crédits européens), du suivi des procédures d’urbanisme ou de prévention des risques, de l'appui à la gestion de dossiers de projets structurants : Pacte Sambre Avesnois Thiérache, Petites Villes de Demain, services publics etc... Ses missions regroupent également le suivi de l'emploi et de l'activité économique, ainsi que la politique de la ville. 
Composition et effectifs du service
L'effectif est composé de 9 agents : 2 attachés d'administration de l'Etat, 3 agents administratifs de catégorie B, 2 agents administratifs de catégorie C et 2 agents techniques de catégorie C.
Liaisons hiérarchiques
Sous-préfète
Secrétaire générale de la sous-préfecture
Secrétaire général adjoint de la sous préfecture
Liaisons fonctionnelles
Directions départementales, collectivités, élus,..

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques
- Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique / requis
- Avoir des compétences budgétaires et comptables
niveau pratique / requis
- Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau pratique / requis
Savoir-faire
- Savoir appliquer la réglementation
niveau pratique / requis
- Savoir analyser
niveau pratique / requis
- Savoir s'organiser
niveau pratique / requis
Savoir-être
- savoir communiquer
niveau pratique / requis
- savoir s'adapter
niveau pratique / requis
- avoir le sens des relations humaines
niveau pratique / requis
Vos perspectives : Valorisation de l'expérience professionnelle acquise pour évoluer vers d'autres domaines fonctionnels de la préfecture.
Durée attendue sur le poste : 2 à 5 ans