Secrétaire Equipement F/H F/H

Mission générale du poste :
- Assurer le secrétariat du secteur Equipements de l’hôpital Henri MONDOR secteurs ingénierie et comptabilité.
Missions permanentes :
- Assurer l’accueil téléphonique, filtrage et orientation des communications vers les destinataires,
- Assurer l’accueil des visiteurs (rendez-vous, réunions, autres)
- Gestion de l’agenda des Ingénieurs biomédicaux,
- Organisation de réunions, réservation et préparation de salle,
- Assurer l’interface entre les services, les sociétés et le secteur des équipements,
- Dactylographier les courriers, tableaux et documents divers du secteur des équipements,
- Assurer le suivi administratif de la matériovigilance,
- Assurer le suivi et le classement des documents et dossiers,
- Gérer le courrier de la Direction des Investissements (distribution et diffusion)
- Gestion des commandes de fournitures de bureau, consommables informatiques et hygiène,
- Gestion des prêts de véhicules et salles de réunion en collaboration avec la secrétaire des travaux,
- Gérer les procédures d’autorisation de prêts d’équipements à titre gracieux entre les sociétés, les services hospitaliers et les Ingénieurs biomédicaux ainsi que les procédures de réforme et dons d’équipements.
Missions ponctuelles :
- Participer à l’élaboration des dossiers préparatoires aux réunions Plan d’Equipements – Plan de travaux,
- Participer à la mise en place d’actions type recensement d’appareils, dégagements, etc…
- Mise à jour des supports pratiques (documents types, listes, annuaires, etc…), demandes d’intervention techniques et informatiques
- Participer à l’élaboration des dossiers DC4
- Venir en renfort des secteurs de comptabilité
Particularité du poste :
- Assurer le remplacement de la secrétaire des travaux durant ses congés.
- Assurer en cas d’absence les missions de l’assistante du directeur des investissements.

Profil recherché :
Grade : Adjoint Administratif
- Discrétion, courtoisie, qualités de communication et d’accueil,
- Capacité d’adaptation aux situations et de gestion des priorités,
- Qualité relationnelles,
- Rapidité d’exécution.
À propos de l'offre
Métier de référence
Secrétaire médicale / Secrétaire médical
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