Secrétaire du Directeur de Cabinet

Votre environnement professionnel
Activités du service
Bureau de la sécurité intérieure (BSI)
• Coordination de l'activité opérationnelle de l'Etat dans les domaines de la sécurité publique : suivi des mouvements sociaux - suivi et animation de la politique de prévention de la délinquance dans le département (gestion des fonds FIPD – MILDECA).
• Réglementation police administrative : débits de boissons, armes, vidéoprotection, agents privés de sécurité / traitement des hospitalisations sans consentement.
Service interministériel de défense et de protection civile (SIDPC)
• en matière de protection civile : concourir à la protection des personnes, des biens et de l'environnement, en promouvant les actions de prévention; de rédiger et de tenir à jour le plan ORSEC, de gérer les crises, notamment en mettant en place les plans et en animant le centre opérationnel départemental (COD),
• en matière de défense : rédiger et tenir à jour les différents plans de défense non militaire, coordonner et contrôler l'action des services déconcentrés de l’État afin d'assurer en toutes circonstances la protection des personnes, la sauvegarde des installations et des ressources d'intérêt général, préparer et, si nécessaire, mettre en œuvre les différents plans de répartition des produits de première nécessité.
Bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle (BRECI)
• Élaboration et coordination de la communication de la préfecture et des services de l'État - relations avec les organes de presse - revue de presse - suivi du site internet - animation d'un réseau de correspondants " communication" - gestion communication de crise.
Vos activités principales
• Gestion de l'agenda du directeur de Cabinet (prise de rendez-vous, organisation des réunions et des déplacements, préparation des dossiers de réunion, réponse aux invitations) ;
• Distribution du courrier Cabinet, suivi des parapheurs, préparation des pochettes pour l’ensemble des réunions ;
• Gestion des différents fichiers annuaires (congés des chefs de service, des sous-préfets et des personnels du Cabinet, permanences et astreintes hebdomadaires et des week-ends) ;
• Accueil téléphonique avec filtrage - accueil des visiteurs – dactylographie ;
• Commande fournitures de bureau pour le Cabinet ;
• Soutien apporté dans le cadre de la préparation des déplacements ministériels ;
• Préparation des courriers et dossiers des cérémonies commémoratives ;
• Gestion CHORUS – DT pour les agents du Cabinet ;
• Réception et diffusion des messages RESCOM ;
• Soutien ponctuel aux secrétariats du Préfet et du Secrétaire général en cas de besoin ;
• Secrétariat ponctuel de la délégué départementale aux droits des femmes et à l’égalité, du chargé de mission gens du voyage et du stagiaire de l’INSP ;
• Gestion des demandes d’honorariat (notaires, conseillers commerce extérieur), d’autorisation de visiteurs de prison.
fiche de poste complète sur demande

Profil recherché :
Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques :
- Avoir des compétences en informatique -bureautique
/ niveau maîtrise - requis
- Connaître l'environnement professionnel
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-faire :
- Savoir s'organiser
/ niveau maîtrise - requis
- Savoir travailler en équipe
/ niveau maîtrise - requis
Savoir-être :
- Savoir s'exprimer oralement
/ niveau maîtrise - requis
- Savoir accueillir
/ niveau maîtrise - requis
- Savoir s'adapter
/ niveau pratique - requis