Secrétaire - Direction des Investissements F/H

Missions générales :
- Assiste dans l’ensemble des tâches du secrétariat de la Directrice des Investissements
- Assure le management du secrétariat de la Direction
Mission permanentes :
- Coordonne et anime le secrétariat
- Gère l’agenda de la Directrice des Investissements en coordination avec sa collègue
- Gère le planning des congés du secrétariat avec sa collègue et ceux des cadres de la Direction des Investissements
- Planifie les réunions
- Réalise des travaux bureautiques (courriers, rapports, notes, comptes rendus, plus suivi des effectifs et recrutements etc…)
- Participe et rédige le compte rendu du CODIST et ceux des CTI des DMU
- Gère des dossiers spécifiques
- Classe et archive les dossiers de la Directrice et du secrétariat de direction
- Organise la gestion de l’administration des logements et des conventions d’occupation de tiers avec sa collègue
- Organise la gestion des gardes techniques et administratives
- Assure le relai avec la DRH sur les dossiers des agents de la Direction (évaluations, recrutements, formations…)
Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive) :
- S’assure de la continuité du secrétariat de la D.I.S.T.
- S’assure du bon déroulement de dossiers spécifiques (de l’élaboration à la finalisation)
Particularités du poste :
- Confidentialité
- Loyauté
- Disponibilité

Profil recherché :
Prérequis :
Baccalauréat Professionnel
BTS secrétariat – assistante de direction
Connaissances particulières requises :
- Capacité d'encadrement et d'animation d'un secrétariat
- Capacité de gestion et organisation d'un secrétariat de Direction
- Capacité rédactionnelle et prise de notes
- Maîtrise de l'outil informatique
Expérience professionnelle requise :
- La connaissance de l'institution serait un plus
- Formation et expérience en secrétariat de Direction
Qualités professionnelles requises :
-- Discrétion, courtoise, qualité de communication et d'accueil
- Capacité d'adaptation, gestion des priorités
- Curiosité intellectuelle
- Rapidité d'exécution
- Capacité d'initiative et d'autonomie
- Rigueur, discrétion et précision
- Sens du relationnel
- Qualité rédactionnelle
- Sens de l'organisation
- Disponible
À propos de l'offre
Métier de référence
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