Secrétaire de direction (H/F)

Missions et activités principales :
Assurer le secrétariat de direction :Accueillir les usagers et partenaires
Diffuser le courrier
Gérer les courriels
Assurer la frappe et la mise en forme des lettres, notes…
Transmettre les documents sur l’application E-paraph
Gérer l’agenda de la direction
Assurer le classement et l’archivage
Piloter et organiser le secrétariat :Contrôler les échéances
Contrôler la conformité des productions du secrétariat
Superviser le travail du secrétariat
Organiser la continuité de l’activité
Penser l’amélioration continue du secrétariat
Rendre compte à la direction des difficultés, échéances ou points de vigilance
Assurer la gestion administrative des personnels :Soutenir la procédure de recrutement (offres d’emplois, transmission des CV, fixation des entretiens)
Suivre les dossiers administratifs des personnels
Superviser la gestion des absences
Accueillir les stagiaires
Assurer la communication du Département :Mettre en page les circulaires, notes et annexes
Mettre en page les documents d’information (notices, guides, information, FAQ…)
Mettre en page les diaporamas
Actualiser et mettre en page les calendriers annuels
Mettre à jour le site grand public (candidats individuels)
Proposer des améliorations relative à la communication
Contribuer à la mise à jour des documents de rentrée : livret d’accueil, annuaires
Gérer la plateforme d’alerte lors des examens :Transmettre l’information aux centres d’examen concernés
Assurer la traçabilité

Profil recherché :
Connaissances :
Système éducatif et ses enjeux
Environnement professionnel
Techniques du domaine
Principe de sécurité et de confidentialité
Aptitude à la mise en page (circulaires, notes, annexes…)
Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel ...)
Compétences opérationnelles :
Évaluer et anticiper les besoins, les priorités
Apporter des réponses à des besoins spécifiques
Travailler en équipe
Méthode, rigueur, réactivité, sens de l’anticipation et faculté d’adaptation

Compétences relationnelles :
Esprit d'équipe
Sens de l’organisation
Capacité d’adaptation
Capacité à gérer l’activité intense d’une session d’examen
Rigueur / Fiabilité
Sens de la confidentialité
Sens relationnel (faire preuve de tact et de diplomatie avec les usagers et les partenaires institutionnels)

L'employeur :
Avec près de 790 000 élèves, 190 000 étudiants et 33 400 apprentis accueillis chaque année, l’académie de Lille est l’une des plus grandes académies de France. Elle fédère 3 819 écoles et établissements scolaires, 4 universités publiques, et mobilise près de 80 000 personnels engagés quotidiennement au service de la réussite éducative de tous.
Service déconcentré du ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse, elle porte une ambition forte : garantir un enseignement de qualité sur l’ensemble de son territoire, en s’appuyant sur des équipes dynamiques et des valeurs de service public.

Vous voulez nous rejoindre ? L’académie de Lille recrute !
Rejoindre l’académie de Lille, c’est donner du sens à son parcours professionnel en participant activement à la réussite des élèves, au sein d’une institution engagée dans la modernisation de ses pratiques et attentive à la qualité de vie et aux conditions de travail de ses agents.
Descriptif du service
Le Département des examens et concours (DEC) de l’Académie de Lille a en charge l’organisation de l’ensemble des examens de l’enseignement scolaire et du post-baccalauréat ainsi que les concours académiques et nationaux suivants :
- le diplôme national du brevet, le certificat de formation générale et le diplôme d’études en langue française
- les diplômes de l’enseignement aéronautique
- les diplômes professionnels de niveau 3 (CAP, MC 3)
- les diplômes professionnels de niveau 4 (baccalauréat professionnel, BP, MC 4 et BMA)
- les baccalauréats général et technologique et les épreuves anticipées
- les brevets de technicien supérieur, les DCG, les diplômes de l’éducation spécialisée ainsi que l'IMRT
- les certifications en langues vivantes
- les concours des personnels enseignants, de direction, d’inspection et d’orientation
Le DEC se compose d’une direction, d'un secrétariat, de 7 bureaux en charge des examens et des concours, d’un bureau des affaires générales et financières et de la reprographie. Le DEC c’est une centaine de collègues en charge de l’organisation des examens et des concours pour environ 170000 candidats et de 2000 candidats des centres étrangers.
Le poste à pourvoir est celui de secrétaire de direction du Département des examens et concours.