Responsable de la gestion de l'offre de formation de physique, EEA,Transversale

Activités principales et associées :
Activités de coordination et d'encadrement - environ 80%
- Superviser, animer et coordonner les activités de gestion de l'offre de formation de physique, Electronique, Energie électrique, Automatique et formations Transversales : organiser et planifier les activités, animer et accompagner l'équipe au quotidien, veiller au respect des procédures, réaliser le reporting de l'activité.
-Assurer l'encadrement hiérarchique et l'accompagnement des gestionnaires de l'offre de formation du pôle : réalisation des
entretiens professionnels annuels, gestion du temps de travail, suivi et évolution de carrière, accompagnement, formation des
nouveaux.elles en lien avec la DGDRH de l'Université

- Assurer la centralisation et la saisie des services denseignement prévisionnels et réalisés pour les formations transversales gérées par le service.
- Mettre en place et assurer le suivi des contrats étudiants type CRE en lien avec la responsable du Pôle FTLV de la FST
- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants, enseignants-chercheurs et personnels
BIATSS du périmètre.
- Participer aux procédures d'admission dans les différentes filières selon les modalités validées par la commission formation et le
conseil de Faculté
- Centraliser et veiller au suivi des demandes spécifiques d'étudiants en lien avec leur scolarité (césure, aménagement,...)
- Veiller au suivi de l'assiduité des étudiants boursiers et stagiaires de formation continue et apprentis dans le respect des
modalités définies par la responsable du pilotage de la FCA du pôle FTLV de la FST.
- Superviser la mise à jour et la diffusion des documents de rentrée ou d'information (courriers, plaquettes, guides des études,...)
pour les formations gérées par les départements
- Assurer la circulation des informations et la coordination avec les services centraux de la FST et les services de l'Université.
- Suivre, diffuser et mettre en application l'évolution de la réglementation de la scolarité
Activités de gestion de l'offre de formation – environ 20 %
- Réaliser des activités administratives liées à la scolarité d'une des formations des départements concernés : accueillir et informer les étudiants, gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou procédure de sélection, mettre en œuvre toutes les
opérations liées à la scolarité (planning, suivi d'assiduité, examens, stages, résultats, ...)
Activités associées:
- Intervenir ponctuellement en renfort pour remplacer un gestionnaire de l'offre de formation.
- Conseiller les étudiants
- Participer avec les directeurs des études à l'élaboration de l'offre de formation et à la mise à jour des maquettes de formation
- Assister, conseiller et représenter ponctuellement le.la responsable du pôle FTLV de la FST auprès des interlocuteurs habituels en interne et à l'externe
- Participer à la journée Portes ouvertes et autres forums ou salons ponctuels

Profil recherché :
Compétences requises
Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la fonction scolarité dans le cadre du cursus universitaire
Connaissance générale des dispositifs de formation initiale et continue
Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche et, en particulier, de la faculté des sciences et
technologies
Très bonne connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la scolarité
Connaissance de l'offre de formation de la composante
Connaissance des techniques de management d'une équipe
Connaissance du déroulement de carrière des personnels BIATSS (BAP, grades, corps, concours...).
Connaissance en matière de gestion de projets
Maitrise des techniques de gestion administrative et outils bureautique.

Savoir-faire opérationnels
Mettre en oeuvre et optimiser des procédures de gestion liés à la scolarité
Maitriser des outils et logiciels propres au métier : Apogée, Apogée SE, ConPère, Refformation, Moodle, Pstage, ADE...
Maitriser de la structure des maquettes de l'offre de formation des départements qu'il.elle aura à gérer
Respecter des délais induits par les différentes campagnes et phases d'examens
Travailler dans des délais contraints
Réaliser un reporting des activités du pôle et suivre des activités des gestionnaires
Organiser et planifier les activités en fonction des priorités et des échéances
Animer et coordonner une équipe des gestionnaires de l'offre de formation et maitriser les outils de gestion RH
Gérer des conflits et situations sensibles
Gérer des situations d'urgence
Réaliser des évaluations et des bilans
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir-faire comportementaux
Bon sens de l'écoute et du relationnel
Empathie - Diplomatie
Disponibilité et réactivité
Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités
Capacité d'adaption
Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
Domaines de formation et expériences souhaitables
Diplôme de niveau 5 (BTS, DUT...) pour le recrutement d'agents contractuels
Expérience indispensable en tant que gestionnaire de l'offre de formation

L'employeur :
Descriptif du service
Missions :
Assurer l'encadrement technique et managérial des gestionnaires de l'offre de formation des formations de physique,
Electronique, Energie électrique, Automatique et formations Transversales.
Assurer la coordination administrative des activités du pôle.
Mettre en œuvre, assurer le suivi et apporter une expertise sur les procédures et actes de scolarité du secteur de formation
concerné.
Assurer la saisie des services d'enseignement pour les formations transversales.
Mettre en place et suivre les contrats étudiants tels que Contrats Etudiants-Région (tutorat, ambassadeurs, ..)
Réaliser des activités administratives liées à la scolarité d'une des formations gérées par ces départements et intervenir ponctuellement en renfort pour remplacer un gestionnaire de l'offre de formation.
Ces missions s'exercent sous l'autorité hiérarchique du.de la responsable du Pôle formation tout au long de la vie de la FST, et
en lien fonctionnel avec les directeur.rice.s des études et de département.