Responsable administratif adjoint F/H (réf. 2026-1446)

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
Placé.e sous la hiérarchie de la responsable administrative, le ou la responsable adjointe assure les missions suivantes :
1) Adjoint-e à la responsable du Collège doctoral :
Prendre en charge des activités déléguées par le ou la responsable administrative
Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet
Instruire des dossiers complexes en vérifiant la conformité règlementaire, parfois en interaction avec d’autres services de l’université
Élaborer des outils de pilotage et d’aide à la décision :réaliser des tableaux de bord, assurer la synthèse, l’analyse et le suivi d’indicateurs pour produire des bilans et des statistiques sur le déroulement du doctorat (indicateurs des ED et contrats doctoraux)
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Participer aux réunions des instances du collège doctoral et représenter le collège doctoral auprès des services de l’université et des partenaires extérieurs par délégation de la responsable administrative
Coordonner les aspects logistiques de la structure
Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative

2) Coordonner l’activité des gestionnaires des écoles doctorales de Sorbonne université :
Assurer l’encadrement technique et administratif des gestionnaires d’ED :participation au recrutement, accompagnement de l’intégration et de la prise de fonction, formations internes pour la réalisation de leurs missions, référent.e sur l’expertise technique, appui à la responsable administrative pour la mise en oeuvre des actes de gestion liées à la carrière des agents (promotions, primes, compte-rendus d’entretiens professionnels des agents…)
Animer un groupe de travail, en collaboration avec la responsable du DIADM, composé des gestionnaires d’ED et des personnels du DIADM en vue de :Assurer la continuité de service
Suivre l’évolution de la réglementation relative au doctorat et assurer un même niveau de connaissances de la règlementation pour l’ensemble des personnels concernés
Assurer la circulation de l’information interne
3) Assurer la gestion administrative des contrats doctoraux et des missions d’enseignement doctorales :
Encadrer un.e gestionnaire administrative des contrats doctoraux (cat B) et des missions d’enseignement doctorales
Assurer le suivi des campagnes des recrutements des doctorants et des actes de gestion RH pour les contrats doctoraux et les missions d’enseignement doctoral
Mettre en cohérence les pratiques concernant les contrats doctoraux et les missions doctorales entre les facultés

Profil recherché :
Connaissances :
Connaissance de l’organisation, du fonctionnement de l’ESR et de la fonction publique
Connaissance approfondie du domaine du doctorat et de la recherche
Connaissance du statut des agents publics et des différents types de contrats doctoraux
Notions de base en droit privé et public
Savoir-faire :
Encadrer des personnels
Conduire des entretiens
Animer un réseau
Conduire un projet
Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire
Réaliser des outils de pilotage et d’aide à la décision
Savoir réaliser des traitements statistiques simples
Maîtriser les outils bureautique et applications liées au périmètre d’activités : Sipad, Siredo, Apogée, ADUM…
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :
Capacité d’écoute et de transmission
Capacité à travailler en équipe
Aptitude à interagir avec différents interlocuteurs et publics
Aptitude à la négociation
Savoir organiser son activité et celles des personnels placés sous sa hiérarchie
Capacité à réagir rapidement aux sollicitations de la structure
Respect de la confidentialité
Rigueur dans la hiérarchisation des priorités

L'employeur :
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Le Collège Doctoral met en œuvre la politique doctorale de l'université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, le suivi d'indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs, l'ouverture sur l'environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat, le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.
Le Collège Doctoral est composé :
Des écoles doctorales de Sorbonne Université
D'un département des inscriptions, de l'accompagnement, des diplômes et des missions
D'un département formation et carrières
D'un département Affaires Générales
D'une direction
Localisation du siège du Collège Doctoral : Sorbonne Université – Campus des Cordeliers, 15 rue de l'Ecole de Médecine 75005 Paris