Gestionnaire Programmes doctoraux et Ecole doctorale F/H (réf. 2026-1411)

Fonctions : Gestionnaire Programmes doctoraux et École doctorale
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
Sous la double autorité hiérarchique de la responsable administrative du Collège doctoral et de la directrice ou directeur de l'école doctorale, le/la gestionnaire assure la bonne gestion et mise en œuvre des programmes doctoraux et assiste la direction de l’école doctorale. Ses missions principales :

1. Gestion administrative des campagnes d’attribution de contrats doctoraux via les « Programmes doctoraux »
Organisation des campagnes des « Programmes doctoraux » en lien avec leurs responsables thématiques et l’Alliance de Sorbonne Université et coordination de la campagne
Assurer la gestion administrative des campagnes de leur lancement à leur terme (outil de candidature à administrer via lime-survey, support de communication à élaborer
Organiser certains concours/auditions (exemple : le programme « Partenariats internationaux et stratégiques », « Interfaces pour le Vivant » etc.)
Suivi des lauréats
Bilans des programmes Doctoraux en lien avec les campagnes des écoles doctorales et sur ressources contractuelles
2. Gestionnaire d'une école doctorale
Accueillir, informer et orienter les usagers de l’école doctorale vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc)
Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants : de la candidature jusqu’à la fin de la thèse. : candidatures/préinscriptions, réinscription pédagogique, demandes de co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI, demande de césure…
Veiller au bon déroulement des comités de suivi, à ce que chaque doctorant bénéficie d’un plan individuel de formation
Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance validés par la directeur/ trice d’ED
Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap…)
Assurer l’organisation du concours d’attribution des contrats doctoraux de l’ED
Contribuer à la saisie et fiabilisation des informations nécessaires à l’établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l’ED
Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d’appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université, et les dossiers de mobilités
Alimenter et fiabiliser les bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée, …
Contribuer à l’élaboration de l’information et la diffuser
Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l’école doctorale
Participer et contribuer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral
Contribuer à l’organisation de formations spécifiques à l’école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation
Activités complémentaires : appui au recrutement des doctorants.

Profil recherché :
Connaissances transversales requises :
Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et réglementation applicable à la formation doctorale
Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Notions de base en gestion budgétaire et en comptabilité publique
Connaitre les droits et obligations des agents publics
Savoir-faire :
Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
Savoir s’exprimer et comprendre à l’écrit et à l’oral l’anglais de façon claire et concise (niveau A2 minimum souhaité)
Savoir utiliser des logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur) et les systèmes d’information de l’université (ex : Adum, Apogée, Oscar, Sipad…)
Informer, rendre compte à sa hiérarchie
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir organiser son travail avec méthode
Savoir travailler en coordination avec sa hiérarchie au sein de l’ED, avec la responsable administrative et au sein du réseau des gestionnaires doctoraux

Savoir être :
Savoir travailler en autonomie
Faire preuve de rigueur et de méthode
Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes
Respecter la confidentialité des informations et données
Faire preuve de polyvalence et de capacité d’adaptation
Sens du service public

L'employeur :
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr
Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr
Descriptif du service
Le Collège doctoral met en œuvre la politique doctorale de l'université, par la coordination et la mutualisation des actions des écoles doctorales de Sorbonne Université, par l'ouverture sur l'environnement socio-économique et la promotion de la plus-value du doctorat ainsi que par le développement de la coopération régionale, européenne et internationale.
Le Collège doctoral assure le suivi du parcours universitaire des doctorants. Il organise des formations et des évènements pour développer les compétences transversales des doctorants et doctorantes, et favoriser leur insertion professionnelle. Il assure le suivi des indicateurs concernant les doctorants et les carrières des docteurs.
Le Collège doctoral est composé :
D'une direction
Des écoles doctorales de Sorbonne Université
D'un département des inscriptions, de l'accompagnement, des diplômes et des missions
D'un département formation et carrières
D'un département Affaires générales de 7 personnes (bureau des finances, contrats et programmes doctoraux, et communication)
Localisation du poste : Collège Doctoral – Sorbonne Université - Campus des Cordeliers, 15 rue de l'Ecole de Médecine 75005 Paris et sur le site de l'école doctorale (Serpente, ou Jussieu, ou autres...)