Gestionnaire des formation

La ou le gestionnaire est chargé(e) de la formation continue assure la prise en charge d’un stagiaire de la formation continue.
Activité 1 : Conseil et orientation
Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation
Continue sur les démarches administratives liées à la formation
Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité
Assurer le rôle d’interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l’université, entreprises, organismes financeurs …

Activité 2 : Gestion administrative
Respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)…
Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : numéros RNCP, CPF…
Assurer le classement et l’archivage
Activité 3 : Gestion scolarité
Gérer les IP, la saisie des notes
Participer aux délibérations des formations
Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le/la responsable pédagogique et les gestionnaires de scolarité
Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction
Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)
Activité 4 : Gestion financière
Élaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, France Travail sur les plateformes dédiées
Assurer le suivi des mises en paiement
Assurer l’ingénierie financière du montage des dossiers de financement
Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires
Collaborer à la gestion des mises en paiement avec le/la gestionnaire financier(e)
Activité 5 : Assistance logistique
Mettre à disposition l’ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d’une formation
Participer à l’organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons, journées portes ouvertes
Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations

Profil recherché :
Les « savoirs » :
Méthodes et outils d'aide à l'orientation
Droit de la formation
Diversité des publics
Techniques documentaires
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Les « savoir-faire » :
S’exprimer oralement et par écrit de façon claire et concise
Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)

Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Gérer la confidentialité des informations et des données
Travailler en équipe
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir planifier son activité et respecter les délais
Accueillir les populations concernées
Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application)
Rédiger des documents simples d'information et de communication
Les « savoir-faire » comportementaux :
Avoir un esprit d’équipe, être polyvalent, autonome, discret et disponible
Savoir travailler dans l’urgence
Être dynamique, rigoureux, réactif et méthodique
Avoir le sens du service public
Savoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le public
Savoir identifier et s’adapter aux divers interlocuteurs (étudiant, enseignant, services de l’université)
Savoir être disponible et à l’écoute
Savoir apporter des réponses personnalisées

L'employeur :
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.
Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent.
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.
Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).
Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs."

Descriptif du service
Au cœur de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, l’École de Droit de la Sorbonne rassemble les activités de formation et de recherche en Droit, dans la continuité de l’ancienne Faculté de Droit de Paris, dont elle est cohéritière. Sa mission est de former des femmes et des hommes en mesure de répondre aux enjeux juridiques actuels. Elle est de préparer aux concours comme aux examens professionnels des praticiens qui exerceront des métiers bien connus : magistrats, notaires, avocats et autres professions judiciaires, administrateurs nationaux et internationaux, juristes d’entreprises ou au sein du secteur public… Au-delà, il s’agit de former ceux qui sauront accompagner la société, s’adapter à ses mutations. D’ores et déjà, les perspectives offertes par la mondialisation, l’économie numérique, le développement durable et la transition énergétique sont intégrées dans l’offre de formation.