Gestionnaire de scolarité F/H

Au sein du service de scolarité, vous assurez la gestion administrative d'un portefeuille de formations de licence et/ou de master. Vous garantissez le bon déroulement de la scolarité des étudiants dans le respect de la réglementation et assurez l'interface entre les étudiants, les équipes pédagogiques et les services administratifs de l'université.
Accueil, information et accompagnement des usagers
Accueillir, informer et orienter les étudiants en présentiel, par téléphone et via les outils numériques
Répondre aux demandes des étudiants et assurer leur accompagnement tout au long de leur parcours
Assurer la diffusion des informations pédagogiques et administratives auprès des étudiants et des enseignants

Gestion des emplois du temps
Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans l'application Celcat
Réserver les salles d'enseignement et gérer les modifications en cours d'année universitaire
Informer les étudiants et les enseignants des évolutions d'emploi du temps
Mettre à jour les groupes dans APOGEE afin de permettre leur intégration dans Celcat
Gestion des inscriptions pédagogiques
Assurer le suivi et la gestion des contrats pédagogiques des étudiants
Contrôler les inscriptions pédagogiques et signaler les anomalies éventuelles
Constituer les groupes pédagogiques et produire les trombinoscopes
Éditer et transmettre les listes d'étudiants aux enseignants
Assurer la diffusion et le suivi des aménagements de scolarité et d'examens
Assurer le suivi administratif et l'archivage des régimes spéciaux d'études
Organisation et gestion des examens
Participer à la planification des épreuves et à l'élaboration des calendriers d'examens
Réserver les salles et préparer les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des épreuves
Mettre en œuvre les aménagements prévus pour les étudiants en situation de handicap
Éditer les convocations, listes d'émargement et documents de surveillance
Assurer le suivi administratif des examens : récupération des procès-verbaux, émargements, justificatifs d'absence et dossiers de fraude
Soutien à l'organisation du contrôle continu
Accompagner les équipes pédagogiques dans l'organisation des épreuves de contrôle continu
Réserver les salles et préparer le matériel nécessaire aux évaluations
Gestion des notes et des résultats
Assurer la collecte, l'importation et le contrôle des notes dans APOGEE
Suivre les campagnes de saisie des notes et contrôler les absences
Réaliser les opérations de calcul des résultats et de vérification des données
Éditer les procès-verbaux de jury, relevés de notes et listes de résultats
Assurer la publication et la diffusion des résultats aux étudiants
Activités transversales
Accompagner les enseignants dans l'application des procédures administratives et pédagogiques
Participer à l'amélioration continue des procédures et aux groupes de travail liés à l'offre de formation
Assurer une veille sur les évolutions réglementaires et les outils métiers

Profil recherché :
Connaissances
Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et du fonctionnement universitaire
Connaissance de l'offre de formation ainsi que de l'organisation des cursus de Licence et de Master
Maîtrise du cadre réglementaire lié à la scolarité universitaire et aux études
Connaissance des modalités de contrôle des connaissances et des règles de progression des étudiants
Connaissance des dispositifs d'accompagnement et d'aménagement des études (étudiants en situation de handicap, sportifs de haut niveau, régimes spéciaux d'études, etc.)
Capacité à appliquer et faire respecter les procédures administratives en vigueur

Savoir-faire techniques
Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel
Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide des applications métiers de gestion de la scolarité (APOGEE, Celcat, SGCE)
Excellentes capacités de communication écrite et orale
Capacité à gérer et fiabiliser des données administratives
Aptitude à appliquer des procédures et à en assurer le suivi dans le respect des délais
Savoir-être
Sens du service public et de l'accueil des usagers
Aisance relationnelle et capacité à s'adapter à des interlocuteurs variés
Organisation, rigueur et sens des priorités
Capacité d'analyse et de gestion simultanée de multiples sollicitations
Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité avec différents services et interlocuteurs
Réactivité, autonomie et capacité à prendre des initiatives dans le respect du cadre défini
Sens des responsabilités et aptitude à rendre compte de son activité
Respect des procédures, de la réglementation et de la hiérarchie
Diplômes et expériences
Diplôme requis : Baccalauréat
Expérience souhaitée : une première expérience au sein d'un service de scolarité universitaire ou dans un environnement administratif similaire serait appréciée

L'employeur :
L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d’enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d’1 établissement-composante (l’Ecole d’ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

L’établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l’issue de la période d’expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l’EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l’enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s’inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d’ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue.
Descriptif du service
La Faculté sciences et ingénierie (FSI), une des 5 composantes de l’Université de Toulouse, est une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de licence, 6 mentions de licence professionnelle, une école d’ingénieur interne, l’UPSSITECH, et 27 mentions de master.
Environ 2 200 étudiantes et étudiants de licence, 100 de licence professionnelle, 90 d’école d’ingénieur et 1 600 de master sortent annuellement avec un diplôme de la Faculté Sciences et Ingénierie. Les disciplines qui y sont enseignées vont de la biologie aux mathématiques en passant par la chimie, l’informatique, la physique, la mécanique, l’électronique, les sciences de la Terre, etc.
L’insertion professionnelle des étudiantes et étudiants de Master est supérieure à 90 % 6 mois après l’obtention de leur diplôme.